Отчитане на потока стоки в търговска организация. Продуктова дистрибуция Отчитане на продуктовата дистрибуция в търговията на дребно
Задачата за отчитане на движението на стоки е изправена пред търговски организации и предприемачи, които използват традиционната система за данъчно облагане (TSN) и опростената система за данъчно облагане с данъчно облагане на доходите, намалени с размера на разходите (STS 15%). Такова счетоводство е необходимо и за тези, които използват UTII или опростена система за данъчно облагане с облагане на доходите, за да определят финансовия резултат от своите търговски дейности, т.е. не за данъчните власти, а за вътрешно потребление. Независимо от използваната данъчна система, стоките се осчетоводяват приблизително по един и същ начин по три или четири начина по избор на собственика.
Законодателни норми
Цената на продадените стоки намалява данъчната основа за данък върху доходите на физическите лица при прилагане на TSN и опростената данъчна система (15%). И в двата случая в крайна сметка процедурата за включване в разходите се регулира от клауза 3 на чл. 268 Данъчен кодекс на Руската федерация.
При продажба на закупени стоки данъкоплатецът има право да намали приходите от такива сделки с разходите за закупуване на тези стоки, определени в съответствие с приетата счетоводна политика за данъчни цели, като използва един от следните методи за оценка на закупените стоки:
- на цената на първия по време на придобиване (FIFO)
- на цената на най-скорошното придобиване (LIFO)
- на средна цена
- по себестойността на единица стока.
При продажба на закупени стоки данъкоплатецът има право да намали доходите от такива сделки с размера на разходите, пряко свързани с такава продажба, по-специално разходите за съхранение, поддръжка и транспортиране на продаваното имущество. Освен това такива разходи намаляват приходите пропорционално на количеството продадени стоки.
Първите два метода се основават на хартиена технология за записване на стоки - стокови карти, които бяха масово използвани дори при социализма. Те отдавна не се използват в световната практика. Не препоръчваме да ги използвате, тъй като не е далеч времето, когато те ще бъдат премахнати на законодателно ниво.
Методът на "средната себестойност" се използва широко в търговията на дребно, където стоките се отчитат по продажната им цена.
Методът „по себестойността на единица стока” или както обикновено се нарича „по действителната себестойност” се използва широко в компютъризираното счетоводство. Това е най-точният метод, но и най-трудоемкият.
Вторият параграф - относно включването на разходите за съхранение, поддръжка и транспортиране в разходите - не е необходимо да се чете от тези, които прилагат опростената данъчна система, тъй като тези разходи не намаляват данъчната им основа. Според данъчните власти дори комуналните плащания от търговски организации не се приемат като разходи, тъй като не са изрично посочени в чл. 346.16 Данъчен кодекс на Руската федерация.
Отчитане на стоките през погледа на данъчните служители
Данъчните служители представят счетоводството на стоките изключително в примитивна форма, т.е. по действителна цена: стоките са закупени за пет рубли, продадени за шест рубли, доходът от продажбата е рубла. Счетоводните книги, в които предприемачите трябва да водят записи, са проектирани точно в тази форма. Всеки данъчен инспектор, всякакви счетоводни курсове за юридически лица говорят за този метод на счетоводство като единствения възможен. Разбира се, всички те лъжат.
Трудностите започват, когато сделката за покупко-продажба започне да се разглежда като комбинация от два факта: фактът на прехвърляне на собствеността и фактът на плащане. Тези два факта не винаги настъпват в един и същи ден и счетоводното им отчитане зависи от счетоводната политика на стопанския субект. Данъчните власти, без да осъзнават, налагат по-сложен вариант на предприемачите без образуване на юридическо лице - касовия метод, т.е. осчетоводяване на приходите и разходите при плащане.
ПървоТрудността е, че е невъзможно сделката да се отрази в две записи в счетоводната книга. Например, предприемач е взел продукт за продажба. Няма какво да се записва в счетоводната книга, както на TSN, така и на опростената данъчна система, тъй като няма движение на пари (факт на плащане). След това стоките се изпращат до купувача с отложено плащане. Отново няма какво да се записва в Счетоводната книга. Ако Купувачът е върнал дефектен продукт, който след това е върнат на доставчика, тогава цялата тази дейност няма да бъде отразена в Счетоводната книга. За да се отчетат такива операции, трябва да се поддържат отделни записи за движението на стоки за вътрешно потребление.
ВтороТрудността се състои във факта, че ако купувачът плати на предприемача за стоките, които е взел за продажба, тогава до момента на плащането на тези стоки на доставчика цялата сума на плащането ще подлежи на данъчно облагане. Това ще увеличи несправедливо данъците за даден данъчен период. През следващия данъчен период плащането към доставчика ще се вземе предвид като разход, но в този случай може да възникне загуба, която отново ще увеличи неоправдано данъците на предприемача: според TSN загубите от текущия данъчен период не се отчитат през следващия данъчен период, според опростената данъчна система те водят до плащане на минимум един процент данък върху оборота вместо единен данък според опростената данъчна система, който не намалява единния данък според опростената данъчна система, но се включва само в разходите за следващата година при плащане.
третоОсновната трудност е, че в търговията на дребно е почти невъзможно всеки продукт да се запише в счетоводната книга за последващо определяне на цената на придобиването му. Още по-трудно е да се водят едновременно записи на закупени стоки и стоки, взети за продажба или за съхранение (по договор за комисиона). Решението на този проблем е използването на баркодиране на стоките и тяхното компютърно отчитане, както е показано на диаграмата по-долу.
Но начинаещият предприемач не може да си позволи да използва съвременни технологии поради тяхната висока цена и сложност. Затова той е принуден да върши тази работа вместо компютъра. Поради тази причина в близко бъдеще стартирането на бизнес в търговията на дребно ще бъде скъпо и нерентабилно за повечето.
Периодична инвентаризация
Когато продавачът записва продажбата на всеки артикул в книгата за приходи и разходи, този метод може да се нарече моментална инвентаризация . Точно това прави компютърът, когато разчита баркода или когато касиерът въвежда артикулния номер на продавания продукт в програмата на касовия апарат. В същото време все още съществува възможност за грешка от страна на етикетиращия продукт, търговец при приемане на стоката или касиер, който прави печатна грешка при въвеждане на артикул за подобен продукт.
Когато след края на работния ден всички служители на малък магазин, заедно със собственика, пренаписват останалите стоки, тогава този метод може да се нарече ежедневна инвентаризация . Стоките, получени на търговския етаж през деня, се добавят към балансите на стоките според предишната инвентаризация, а балансите в края на работния ден се изваждат. Така се определя себестойността на продадените стоки на ден. След това с помощта на фактурите се търси себестойността на всяка единица стока и се определя себестойността на продадените стоки по покупната цена. Разбира се, кражбата на купувачите и продавачите и грешките в аритметичните изчисления се добавят към грешките, описани по-горе, но това е цената, която трябва да се плати за спестяване на пари, време и усилия при отчитане на стоките.
Когато магазинът затваря веднъж месечно регистрирани всички служители на магазина, заедно със собственика, пренаписват останалите стоки, тогава този метод може да се нарече метод месечна инвентаризация .По този начин се определя списъкът на продадените стоки през периода между инвентаризациите. По същия начин може да се извърши тримесечна или годишна инвентаризация.
Резултатът от всяка инвентаризация е изключително труден за проверка от данъчните власти. Това се дължи на факта, че те могат да извършат данъчна ревизия на място само за приключен данъчен период след подаване на декларация и плащане на данъци. От края на данъчния период до началото на одита ще отнеме от няколко месеца до няколко тримесечия. През това време съставът на стоките се променя коренно и не е възможно да се установят грешки във физическото отчитане.
Данъкоплатецът има право да използва всеки удобен за него метод за отчитане на стоките. Данъчният инспектор може да препоръча едното или другото, но няма право да ограничава избора.
Евтино решение
Много начинаещи предприемачи преувеличават значението на данъчното отчитане и омаловажават значението на вътрешното счетоводство. В резултат на това тяхната отчетност съществува самостоятелно, а вътрешно счетоводство изобщо няма. В този случай е препоръчително да се извърши инвентаризация в последния ден на отчетния период. Въз основа на резултатите от инвентаризацията се изготвя калкулацията на себестойността на продадените стоки. В книгата за приходите и разходите себестойността на продадените стоки се записва на един запис - въз основа на калкулацията.
Единственото, което остава на данъчните служители да проверят с този метод, е себестойността на продадените стоки да не надвишава себестойността на стоките, платени на доставчиците. Такова превишение може да има, когато се извършва търговия със стоки, взети за продажба или с отложено плащане. Ако това се случи, тогава само цената на платените стоки може да бъде отписана като разходи. Стойността на неплатени, но вече продадени стоки може да бъде отписана в следващия период при плащане. Това също трябва да бъде отразено в доклада.
Недостатъкът на този метод е инертността на търговския оборот. Времето за реакция при промени в търсенето на клиентите ще зависи само от вниманието на продавачите (стокови експерти), които трябва да следят кои стоки са свършили и кои трябва да бъдат закупени.
Няма инвентар
Ако водите записи в отделна допълнителна книга за получаване на стоки, чийто вид на хартиен носител трябва да бъде предварително съгласуван с данъчния инспектор, завързан, номериран и отпечатан, тогава можете да се справите без досадна инвентаризация. Ако счетоводството се води на компютър, тогава всички манипулации с хартиена книга стават ненужни, тъй като компютърното счетоводство включва отпечатване на резултатите в края на данъчния период, който според Данъчния кодекс на Руската федерация се разбира като календарна година.
Същността на такова счетоводство се основава на метода на средната цена на стоките. На всяка стока се прави надценка при получаване и тя пристига на търговския етаж на продажната цена. Точно това е записано в Приходната книга на стоките. Тук можете да следите плащанията към доставчиците.
Всъщност търговецът на дребно, използващ само касов апарат, ще води три книги: книга за приходите и разходите, дневник на касиер-оператора и книга за получаване на стоки (наричана преди това книга за зърнохранилище).
След това, например, за един месец се получават приходи от касата за продадените стоки, както следва от дневника на касиер-оператора. В Книгата за отчет на приходите и разходите - Приход от касови апарати за месеца се прави един запис. Като знаете от книгата за получаване на стоки колко стоки са пристигнали в магазина и колко надценка е имало за този продукт, можете лесно да изчислите себестойността на продадените стоки. Въз основа на калкулацията се прави втори запис в Книгата за приходите и разходите. В този случай грешките в отчитането на стоките и кражбите могат да бъдат взети предвид чрез месечната инвентаризация (ако това се отнася за собственика), но целта на инвентаризацията вече няма да бъде да се определи себестойността на продадените стоки. Този метод би бил от полза както за предприемачите, тъй като не изисква усилия за преизчисляване на стоките, така и за данъчните власти, тъй като не позволява откраднатите стоки да бъдат отчетени като продадени.
Разбира се, в книгата за приходи и разходи може да има и други записи за приходи и разходи, като например: постъпване на приходи по разплащателната сметка, плащане на наем на производствени помещения и оборудване, плащане на вноски за пенсионния фонд, плащане на заплати, изплащане на офис консумативи и други.
По-долу е примерен формуляр на книгата за получаване на стоки и формуляр за изчисляване на себестойността на продадените стоки.
Възможно е, когато представяте тези счетоводни документи на вашия данъчен инспектор, той да има объркване и неразбиране. Това е обичайната реакция на длъжностно лице, когато гражданин се опита да упражни законово право, което не е известно на конкретно длъжностно лице. Ако нямате смелостта да спорите с данъчните власти, включително в арбитражния съд, тогава запишете в счетоводната книга продажбата на всеки артикул. Ще им хареса.
Приходна книга за стоки
| дата док. | № док. | Операция | Доставчик | Цена доставяне | Търговия наслагване | Цена продажби | Плащане доставчик | Забележка |
| БАЛАНС в началото на януари | 0 | 0 | 0 | 0 | ||||
| 05.01.04 | 45 | Получаване на стоката по фактура | Алфа LLC | 14520 | 2480 | 17500 | ||
| 18.01.04 | 5 | Предплащане на доставчик pl/por | И. П. Иванов | 8500 | ||||
| 20.01.04 | 8 | Плащане към доставчика с чек KKM | Алфа LLC | 14520 | ||||
| 21.01.04 | 10 | Осчетоводяване на стоки с помощта на касова бележка | И. П. Иванов | 8500 | 1050 | 9750 | ||
| 22.01.04 | 4 | Връщане на дефектна стока на доставчика по фактура съгласно договора за доставка | Алфа LLC | -2000 | -500 | -2500 | ||
| 22.01.04 | 2 | Възстановяване от доставчика за дефектни стоки PKO | Алфа LLC | -2000 | ||||
| 23.01.04 | 1 | Извършена е преоценка на стоките (увеличение на надценката) по фактура № 10 от 21 януари 2004 г. | - | 200 | ||||
| ОБЩО за януари | 21020 | 3730 | 24750 | 21020 | ||||
| Отписани като разходи за януари по калкулация No1 | 13402 страница 100 | 2378 | 15780 | 15780 | ||||
| БАЛАНС в началото на февруари | 6618 | 1352 | 8970 | 6618 | ||||
Изчисление №1
стойността на продадените стоки
от 31.01.04г
| Артикул № | Индекс | Страница | Значение | Забележка |
| 1 | Приходи от касови апарати за януари | 010 | 15780 | |
| 2 | Остатък от стоки по продажна цена в началото на януари | 020 | 0 | |
| 3 | Търговско наслагване за началото на януари | 030 | 0 | |
| 4 | Стоката е получена на продажната цена за януари | 040 | 24750 | |
| 5 | Търговско наслагване върху получени стоки | 050 | 3730 | |
| 6 | Средна надценка върху продадените стоки 100*(ред 030+ред 050)/(ред 020 + ред 040) | 060 | 15,07% | |
| 7 | Внедрено търговско наслагване (ред 010 * ред 060)/100 | 070 | 2378 | |
| 8 | Себестойност на продадените стоки по покупна цена (ред 010 - ред 070) | 080 | 13402 | |
| 9 | Размер на плащанията към доставчици на стоки | 090 | 21020 | |
| 10 | Да се включи в разходите при плащане от купувача (ако ред 080 е по-малък от ред 090, тогава ред 080, в противен случай ред 090) | 100 | 13402 | |
| 11 | Отложено за февруари за отписване при плащане на доставчика (ако ред 080 е по-голям от ред 090, тогава ред 080 - ред 090) | 110 | 0 |
ПБОЮЛ ___________________ Подпис _____________________
Всяка финансово-стопанска операция в дейността на дружеството се отразява в счетоводните сметки. Всички сметки са взаимно свързани. Принципът на тяхното взаимодействие се описва с метода на двойното въвеждане. Самият той е списък, в който номерът съответства на име, което отразява същността на бизнес транзакцията. Утвърден е със Заповед № 94н в редакцията на 08.11.2010 г.
Стока е всяка закупена или произведена стойност, предназначена за последваща продажба. Ако една организация произвежда продукт за вътрешна употреба, това не е продукт. Нека да разгледаме основните записи за стоки и услуги в счетоводството.
Нека да разгледаме основните примери за счетоводни записи за стоки по 41 счетоводни сметки.
Отчитане на стоки и материали
Стоките и материалите често се обединяват в една счетоводна група и получават общо наименование - материални запаси, съкратено ТМЦ.
Инвентарните материали в завършен вид, предназначени за по-нататъшна продажба, са стоки. А – това са стоки и материали, които се закупуват за използване в производството на продуктите на компанията или за собствени нужди, засягащи цялостния производствен процес.
Материалните запаси и материали се отчитат по действителната цена, която се състои от сумите на средствата, прехвърлени или платени (в брой) на доставчика и други разходи, свързани с транспорт, комисионни и др.
Как се приемат стоките за осчетоводяване
Стоките се приемат за осчетоводяване по същия начин като материалите, по фактическа цена. За счетоводни цели се използва сметка 41 и откритите към нея подсметки. При извършване на търговия на дребно се нуждаете и от. Ако водите записи по счетоводни цени, за да отразявате разликата между тях и действителните цени, тогава ще са необходими сметки 15 и 16.
Продуктите се продават на едро и дребно. В този случай счетоводството се влияе от системата за данъчно облагане на организацията и методите, заложени в счетоводната политика, и автоматизацията, или нейното отсъствие на мястото на продажба, и наличието на посредници. При сключване на договор за доставка е необходимо ясно да се посочат всички условия, свързани с предплащане, пълно плащане и доставка, тъй като отписването на разходите и момента на продажба на стоките зависят от това.
Търговията на едро може да се извършва при следните условия:
- Предплащане и последваща доставка.
- Изпращане и след това плащане на стоките.
- Плащане във валута и след това пратка. И обратно.
- с транспортирането им до купувача.
Има и много нюанси в търговията на дребно:
- Продажба на стоки в автоматизирана точка за продажба (АТП) по продажни цени в брой и безкасово.
- Продажба на стоки на ръчен пункт за продажба (НТП) по продажни цени в брой и безкасово.
- Продажба на стоки по изкупни цени.
Пример за осчетоводяване за 41 сметки
Организация Alpha извършва търговия на едро и дребно. Стоките бяха изпратени до Omega след получаване на пълно плащане в размер на 274 520 RUB. (ДДС 41 876 рубли). Три дни по-късно стоките бяха изпратени на купувача.
Себестойност на продадените стоки 129 347 рубли. В търговията на дребно дневните приходи възлизат на 17 542 рубли. (ДДС 2676 rub.). Продажбата е извършена чрез ATT. За отчитане на търговския марж е използвана сметка 42. Размерът на маржа е 6549 рубли.
| Сметка Dt | Kt сметка | Описание на окабеляването | Сума на транзакцията | База документи |
| 51 | 62.02 | Парите са депозирани по банковата сметка от Omega | 274 520 | банково извлечение |
| 76.AB | 68.02 | Издадена е авансова фактура | 41 876 | Изходяща фактура |
| 62.01 | 90.01.1 | Вземат се предвид приходите от продажба на стоки | 274 520 | Опаковъчен лист |
| 90.02 | 68.02 | ДДС, начислен върху продажбите | 41 876 | Опаковъчен лист |
| 90.02.1 | 41.01 | Отписани продадени стоки | 129 347 | Опаковъчен лист |
| 62.02 | 62.01 | Кредитира се авансово | 274 520 | Опаковъчен лист |
| Издадена е фактура за продажба | 274 520 | Фактура | ||
| 68.02 | 76.AB | Приспадане на ДДС при авансово плащане | 41 876 | Книга за покупките |
| 50.01 | 90.01.1 | Приходите от търговия на дребно са взети предвид | 17 542 | |
| 90.03 | 68.02 | Начислен ДДС | 2676 | Сертификат-доклад на касата на оператора въз основа на отчета за продажбите на дребно |
| 90.02.1 | 41.11 | Отписване на стоки по продажна цена | 17 452 | Сертификат-доклад на касата на оператора въз основа на отчета за продажбите на дребно |
| 90.02.1 | 42 | Отчитане на надценките върху стоките | -6549 | Помощ за изчисляване на отписването на търговските надбавки върху продадените стоки |
Превод на стоки в материали
В производствените и търговските организации стоките често се прехвърлят в категорията на материалите. Такова движение се документира с товарителницата ТОРГ-13.
Alpha закупи 920 метра кабел за продажба на стойност 179 412 рубли. (ДДС 27 383 рубли). За извършване на електроинсталационни работи са били необходими 120 метра кабел, така че това количество стоки е превърнато в материали.
| Сметка Dt | Kt сметка | Описание на окабеляването | Сума на транзакцията | База документи |
| 41.01 | 60.01 | Стоките са пристигнали | 152 029 | Опаковъчен лист |
| 19.03 | 60.01 | С включен ДДС | 27 383 | Опаковъчен лист |
| 68.02 | 19.03 | ДДС се приема за приспадане | 27 383 | Фактура |
| 10.01 | 41.01 | Продукти, преведени в материали | 19 830 | Фактура за вътрешно движение |
Отписване на стоки от 41 сметки за нуждите на организацията
Една организация може да се нуждае от стоките, които продава, за общи бизнес нужди. Отписванията могат да се извършват чрез преобразуване на стоки в материали или заобикаляне на тази операция въз основа на поръчка.
Примерна ситуация:
Организацията закупи 87 пакета хартия за продажба на дребно на обща стойност 7905 рубли. (ДДС 1206 rub.) За офис нужди бяха необходими 5 опаковки.
| Сметка Dt | Kt сметка | Описание на окабеляването | Сума на транзакцията | База документи |
| 41.01 | 60.01 | Стоките са пристигнали | 6699 | Опаковъчен лист |
| 19.03 | 60.01 | С включен ДДС | 1206 | Опаковъчен лист |
| 68.02 | 19.03 | ДДС се приема за приспадане | 1206 | Фактура |
| 41.11 | 41.01 | Стоката е преместена от склад на едро в склад на дребно | 6699 | |
| 41.11 | 42 | Вземете предвид търговския марж | 2609 | Фактура за вътрешно движение (TORG-13) |
| 26 | 41.11 | Продукти, отписани за офис нужди | 604 | Заявка-фактура |
| 26 | 42 | Коригиране на цената на стоките за нуждите на офиса | 219 | Счетоводна информация |
Счетоводната методология в търговските организации на дребно се различава значително от счетоводната процедура в магазините за търговия на едро. Разликите се дължат на формата на разплащанията с клиентите и процедурата за изчисляване на ДДС.
В магазини, павилиони, павилиони и др. Стоките се продават на населението срещу пари в брой. В същото време, като правило, те не съставят документи, изброяващи конкретни имена на продадени продукти.
Стоките в търговските организации на дребно започнаха да се отчитат по покупни цени.
Отчитането на стоките по покупни цени се извършва, когато асортиментът е тесен и покупните цени се променят не повече от веднъж месечно.
За количеството действително получени стоки от доставчици (юридически лица) на цена с ДДС се вписва:
Дебит 41 „Стоки“, подсметка 2 Кредит 60 (по себестойност без ДДС) „Стоки в търговията на дребно“
Дебитна сметка 19 Кредит 60 - сума на ДДС
Стоките могат да идват и от отговорни лица на търговска организация. Те купуват стоки на пазара за пари в брой и съставят акт за покупка, в който се посочват фамилията, собственото име и отчеството и паспортните данни на продавача. От последните се удържа данък върху доходите, за който информация се подава в данъчната служба на всяко тримесечие или в края на годината.
В този случай осчетоводяването на стоки се отразява чрез:
Дебит 41, подсметка 2 Кредит 71 „Разплащания с отговорни лица“
В случай на закупуване и публикуване в магазин на стоки, получени от физическо лице, регистрирано като предприемач без образуване на юридическо лице, данъкът върху доходите не се удържа. Държавната данъчна инспекция обаче предоставя информация за изплатения доход, данните за предприемача и за всеки от тях се създава счетоводна карта. Начисляването на задължението към него едновременно с получаването на стоките се записва, както следва:
Дебит 41, подсметка 2 Кредит 76, подсметка „Разплащания с предприемачи без създаване на юридическо лице“
При погасяване на дълг в брой се дебитира последната подсметка и се кредитира сметка 50.
Стоките на дребно се продават предимно срещу пари в брой. В този случай плащането на пари от купувача практически съвпада във времето с прехвърлянето на стоките на купувача от магазина.
Има обаче и други опции:
Плащането на пари предшества прехвърлянето на стоки от сферата на обращение в сферата на потребление (например авансово плащане от купувача за закупуване на абонаментна публикация);
Действителното предаване на артикула на потребителя предшества плащането му във времето (например продажба на стоки на кредит с разсрочено плащане).
Актът на покупко-продажбата се счита за извършен в момента на предаване на стоките на купувача, а стоките се считат за продадени, когато бъдат прехвърлени на купувача, независимо от срока на плащане.
В търговските организации на дребно, както стационарни, така и дребни, паричните разплащания с населението в съответствие със Закона на Руската федерация „За използването на касови апарати при извършване на парични разплащания с населението“ № 5215 се извършват само с използване на на касови апарати (ККМ).
При извършване на плащания трябва да се използват само онези касови апарати, които са включени в Държавния регистър на касовите апарати.
Те трябва да отговарят на следните изисквания:
Имайте контролна лента, която блокира устройството, ако липсва или е счупено;
Наличие на контролна памет със срок на съхранение до три години;
Уверете се, че контролната памет е защитена от неоторизиран достъп.
С помощта на касовия апарат се откриват касиер-операторските книги, поотделно или за няколко машини, с отделно счетоводство за всяка каса. В книгата се записват показателите на лентата на касовия апарат в началото и в края на работния ден. Книгата на касиер-оператора трябва да бъде запечатана и запечатана от служител на държавната данъчна инспекция. Книгата е подписана от ръководителя и главния счетоводител на търговската организация и е заверена с печат.
KKM е регистрирана в Държавната данъчна инспекция.
Касовият апарат се изготвя в началото и в края на всеки работен ден, т.е. , и се въвежда номерът на касата.
Лентата се подписва от представител на ръководството, главен счетоводител и касиер.
При скъсване на лентата на касовия апарат, регистрацията се повтаря с посочване на причините (скъсване на лентата) и часа на прекъсване.
Когато даден касов апарат е новоприет или е на склад или е в ремонт, показанията на брояча се премахват и се отбелязват в протокола. Актът се подписва от представител на администрацията и служител от механичния сервиз.
В предвидените от закона случаи (търговия на дребно от ръчни колички, тави, кошници, цистерни, бъчви; гребени зеленчуци, пъпеши и плодове; търговия на колхозни пазари; продажба на вестници и списания, сладолед и безалкохолни напитки, домашни тютюневи изделия. в павилиони), KKM не се използва. Те не използват касови апарати при предоставяне на услуги, които изискват пътуване до труднодостъпни места съгласно списък на услугите, одобрен от местния орган на изпълнителната власт.
Оборотът на дребно се определя от размера на приходите. Изчислява се като разлика между показателите на сумиращите касови броячи в края и в началото на деня за всяка секция или за магазина като цяло. Размерът на приходите се записва ежедневно в касовия отчет и периодично се отразява при изготвянето на стоковия отчет. В този случай себестойността на продадените стоки се посочва в раздела за разходите на отчета за стоките на материално отговорното лице.
Приемането на пари в брой се формализира чрез издаване на касова бележка. Ако в предвидените от закона случаи не се използват касови апарати, във фактурата се посочват номерът, датата на касовия ордер и сумата, за която са продадени стоките. В последния се отбелязва количеството непродадени стоки.
Приходите, получени от продажбата на стоки в брой, въз основа на отчета на касата, се отразяват със записа:
Дебит 50 Кредит 46
Цената на стоките се отписва до размера на получените приходи:
Дебит 46 Кредит 41 „Стоки“, подсметка „Стоки в търговията на дребно“
Дебит 46 Кредит 68
Дебит 68 Кредит 19
Авансовото плащане за цената на стоките се отразява, както следва:
Дебит 50 Кредит 64 „Изчисления за получени аванси“.
По-късно, когато стоките бъдат освободени, авансовото плащане, платено преди това от купувача, се отчита и отразява, както следва:
Дебит 64 Кредит 46
Счетоводно отчитане на продажбата на стоки на населението на кредит
Когато продавате стоки на кредит, трябва да се ръководите от Правилата за продажба на дълготрайни стоки на граждани на кредит № 895/1, одобрени с постановление на Министерския съвет на Руската федерация. В съответствие с тази разпоредба, разрешение за продажба на стоки на вноски независимо.
Продажбите на стоки на кредит се извършват на граждани, работещи, учещи или постоянно пребиваващи в същото населено място, където се намира магазинът, след представяне на удостоверение, издадено от мястото на работа (обучение) или от органа, който е отпуснал пенсията.
Освен това, когато купуват стоки на кредит, гражданите попълват ангажимент за поръчка в два екземпляра. Първият екземпляр се изпраща на работното място (учене) на купувача и се предава на пенсионера; вторият остава в търговската организация.
Стоките се продават по цени, валидни в деня на продажбата. Прехвърлянето на закупени стоки на купувачи се извършва при плащане на най-малко 20% от цената на стоките, а прехвърлянето на стоки на цена над 12 пъти минималната месечна заплата - при плащане на най-малко 40% от тяхната цена. Останалата част от цената се заплаща от купувачите в рамките на 6 месеца. до 3 години, а за стоки със стойност над 12 пъти минималната месечна работна заплата - до 5 години.
Размерът на предоставения кредит не трябва да надвишава при продажба на разсрочено плащане за 6 месеца. — двумесечна заплата (стипендия или пенсия); при закупуване на стоки на кредит за 12 месеца. - четири месечна заплата и т.н. В случаите, когато стойността на стоката надвишава максималната сума на кредита, разликата трябва да бъде платена от купувача при получаване на стоката.
Получаването на плащане за стоки, продадени на кредит под формата на авансово плащане, се отразява:
Дебит 50, 51 Кредит - за действително платената сума
Частта от стойността на стоките, за които е предоставен кредитът, се отразява в записа:
Дебит 73 „Разплащания с персонал за други операции“, подсметка 1 Кредит 46 „Разплащания за стоки, продадени на кредит“ или дебит 76
При продажба на стоки на купувачите се начислява лихва върху размера на предоставения заем. Техният размер се определя, като се вземат предвид текущите лихвени проценти по банкови заеми. Последващите промени в ставките не водят до преизчисляване на тези проценти.
За размера на банковата лихва се прави следния запис:
Дебит 73 или 76 Кредит 83 „Отложен доход“
Организациите превеждат на търговските организации удържаните суми в съответствие с инструкциите за задължения веднъж месечно.
Получаването на пари за погасяване на предоставения заем се отразява чрез запис:
Дебит 50 и 51 Кредит 73, 76
При непълно приспадане на редовни плащания от купувачи или ненавременно превеждане на удържани суми, както и нарушаване на срока за докладване на търговските организации за лица, които напускат работа и имат задължения за стоки, закупени на кредит, се заплаща неустойка на търговците организации.
Размерът на санкциите, получени в търговските организации, се отразява, както следва:
Дебит 51 Кредит 80 „Печалби и загуби“, „Неоперативни приходи“.
Финансово отговорните лица в рамките на срока, определен от ръководителя на търговската организация (17 дни), представят на счетоводителя отчет за движението на стоките с приложени към него документи.
Въз основа на проверените данни счетоводният отдел извършва записи в счетоводните регистри за дебит и кредит на подсметки 412 „Стоки в търговията на дребно“ и 41 3 „Контейнери под стоки и празни“.
Подсметка 412 се кредитира в съответствие с дебита на сметка 46 по покупни цени, т.е. по цените, по които се води счетоводството на подсметка 412.
Продажба на дребно на консигнационни стоки
Тази операция се регулира от Инструкцията за реда за обработка на комисионни сделки и поддържане на счетоводна отчетност при комисионна търговия с нехранителни стоки, одобрена със заповед на Комитета по търговията на Руската федерация № 99.
Правилата установяват, че комисията приема нехранителни продукти: нови и употребявани, годни за употреба, ненуждаещи се от ремонт или възстановяване и отговарящи на санитарните норми и изисквания.
При приемане на превозни средства се изискват документи, удостоверяващи собствеността върху тях, както и документи, характеризиращи техническото състояние на тези превозни средства. Такива средства, внесени от чужбина, трябва да имат съответно потвърждение от митническите власти.
За превозни средства посочете идентификационния номер, марка, модел, година на производство, номер на двигател, шаси (рама), каросерия (ремарке), регистрационен номер „транзит“, цвят на каросерията (кабината), пробег на скоростомера, серия и номер на паспорта си.
Допускането до комисията и продажбата на антики се извършват в съответствие с изискванията на Указ на президента на Руската федерация № 1108 „За продажбата на антики и създаването на специално упълномощен държавен контролен орган за опазване на културните ценности. Имот."
Бижутата, изработени от благородни метали и скъпоценни камъни, се приемат за поръчка в съответствие с изискванията за тях, предвидени в Правилата, одобрени с Указ на правителството на Руската федерация № 684.
При приемане на стоки за комисионна се съставя техен списък като приложение към комисионния договор.
Към всеки продукт е прикрепен продуктов етикет, а за малки евтини артикули (часовници, мъниста, брошки и други подобни продукти) - ценови етикет, указващ номера на договора и продажната цена. В същото време те характеризират състоянието на продукта (нов, използван, степен на износване, посочват други основни характеристики на продукта).
Списъкът на приетите за комисиониране стоки и етикетът на продукта се подписват от комисионера и изпращача.
Стоки за комисионна се приемат от граждани след представяне на паспорт или друг заместващ го документ, идентифициращ ги; от организации при представяне на фактура, издадена на упълномощено лице на организацията и неговия паспорт или друг документ за самоличност.
Комисионерът трябва да информира принципала за текущите свободни цени на дребно за стоките, предадени за комисионна, за състоянието на търсенето и предлагането им.
Договорената продажна цена е посочена в списъка на стоките, приети за комисионна, продуктовия етикет или етикета с цената, приложен към комисионното споразумение.
Размерът на комисионната се определя като процент от цената, на която се продава продуктът.
Процедурата и размерът на намалението на стоките се договарят от комисионера и доверителя при сключване на комисионен договор при спазване на следните условия:
Продажната цена на стоките, приети на комисионна и непродадени в рамките на срока, предвиден в договора за комисионна, включително след намаление, може да бъде намалена само със съгласието на принципала с обаждане и без него;
Договореният размер на намалението на стоките се установява, като се вземат предвид търсенето и предлагането;
Един и същ продукт се намалява не повече от три пъти;
Не е необходимо да се обаждате на принципала за извършване на първото и второто намаление на стоките, освен ако не е предвидено друго в комисионното споразумение; третото уценяване на стоките се извършва с обаждане от изпращача. Ако принципалът откаже третата надценка, стоките му се връщат с възстановяване на разходите за съхранение на комисионера. Ако доверителят не се яви при повикване, комисионерът има право да намали цената на стоката до продажната цена; в случай че комисионер извърши трета уценка на стока без съгласието и повикването на доверителя и продаде този продукт, той заплаща на доверителя освен сумата, получена от продажбата на стоката, разликата между цена след втората надценка и продажната цена;
Ако стоките не бъдат продадени след третото намаление и комисионерът се е съгласил на допълнителна намаление за по-нататъшна продажба, процедурата за всички последващи намаления се установява по споразумение на страните с необходимите допълнения към комисионното споразумение.
Комисионерът отговаря пред купувача за съответствието на стоката с характеристиките на нейното състояние, дадени при приемане на стоката.
Нов продукт със скрити дефекти, които не са открити при приемането му за комисионна и идентифицирани преди продажбата (прехвърлянето) на купувача, се отстранява от продажба и се връща на изпращача, освен ако не се докаже, че дефектите са възникнали по вина на комисията. агент, без да заплаща комисионерските разходи за съхранение на стоката. По споразумение на страните може да бъде определен различен ред за използване на стоките.
Комисионерът е длъжен да издаде на купувача заедно с покупката касова бележка, а при продажба на определени видове стоки (антики, бижута от благородни метали и скъпоценни камъни, изделия от естествена кожа и др.) и касова бележка с бележка за плащане. Купувачът има право да изисква издаването на касова бележка за всяка закупена стока от комисионера.
При продажба на превозни средства и номерирани единици за тях на купувача, освен касов бон (продажба), се издава документ, удостоверяващ собствеността върху тези стоки и необходим за регистрацията им в ДАИ и органите за държавен технически надзор, както и като временна регистрационна табела „транзит“ за МПС.
При продажба на продукт с гаранционен срок, ако той не е изтекъл, на купувача се предоставя гаранционна карта, паспорт, сервизна книжка или друг документ, получен от изпращача, потвърждаващ правото на купувача да използва оставащия гаранционен срок.
Нов продукт с подходящо качество, закупен от комисионер, ако не отговаря на купувача по форма, размери, стил, цвят, размер или по други причини не може да се използва по предназначение, се обменя за подобен продукт в рамките на 14 дни, без да се брои деня на покупката, и ако замяната не е възможна, на купувача ще бъде възстановена сумата, платена за нея.
Не се приемат обратно и не се обменят употребявани стоки, закупени от комисионер и автомобили, които не са в движение, чиито недостатъци са посочени от продавача.
Парите за продадените стоки се изплащат на принципала не по-късно от третия ден след продажбата. Ако има забавяне на плащането на парите, комисионерът заплаща на главницата неустойка в размер, определен от комисионното споразумение, но не по-малко от 0,5% от дължимата му сума за всеки ден закъснение.
Плащанията за продадени стоки между комисионера и предприятието ангажимент се извършват по банков път чрез банкови институции.
Принципалът има право по всяко време да поиска от комисионера връщане на непродадени стоки, като възстанови разходите за тяхното съхранение.
Консигнационните стоки в магазина, като непринадлежащи към него, се записват в задбалансова сметка 004 „Стоки, приети на консигнация“.
Приходите от продажби обикновено се отразяват, както следва:
Дебит 50 Кредит 46
Плащанията към главницата включват:
Дебит 46 Кредит 76
Ясно е, че според последната сметка е необходимо да се водят отчети за сетълментите индивидуално за всеки принципал.
Приходите от комисионни на магазина подлежат на облагане с ДДС и следователно тяхното начисляване се записва, както следва:
Дебит 46 Кредит 68
В края на месеца разходите, свързани с продадените стоки, трябва да бъдат отписани в дебита на сметка 46. Финансовият резултат се прехвърля по сметка 80.
Задбалансова сметка 004 отразява продадените стоки като разход.
Отчитане на оборота на дребно в производствените организации
Специална методология за отчитане на стоките и оборота на дребно трябва да се използва в производствени организации, които имат магазини, които не са разпределени в независими баланси и продават както продукти от това производство, така и закупени стоки.
В такива случаи е необходимо в допълнение към подсметка 4120 (за отразяване на движението на закупените стоки) да се предвиди подсметка 4121 „Стоки от собствено производство“, а за сметка 40 да се открият две подсметки: 1 „в склада“ и 2 „Готови продукти в магазина“. Трябва също така да имате подобни подсметки на сметки 42 и 46 за отделно отчитане на търговски надбавки и продажби.
Тази необходимост се дължи на изискванията на законодателството по ДДС. Ако данъчната основа на ДДС за продажба на продукти от собствено производство е оборотът от продажби (отразен в кредита на сметка 46), тогава за продажба на закупени стоки този данък се изчислява от размера на реализираната търговска надбавка.
Нека да разгледаме примера за отчитане на приходите и продажбите на продукти от собствено производство.
Пример. В началото на месеца салдото на магазина по подсметка 412 е 120,0 условни единици. бърлога единици; за подсметка 422 - 50,0 условни единици. бърлога единици
Магазинът получи готови продукти в рамките на един месец (по цена) - 200,0:
Дебит 412 Кредит 401 200.0
През месеца са реализирани продукти по крайни продажни цени с ДДС (20%) - 350.0: Дебит 50 Кредит 46, подсметка 2 Продажби на продукти от собствено производство" - 350.0.
Продадените продукти се отписват:
Дебит 462 Кредит 412 200,0.
Дългът към бюджета за ДДС се отразява:
Дебит 462 Кредит 68 - 58,34
Размерът на реализираните търговски надбавки, изчислен на среден процент (35,7%) се отписва като отрицателни числа:
Дебит 462 Кредит 422 124,95 (35,7% от 350,0).
Печалбата от продажбата на готови продукти през магазина се отразява:
Дебит 462 Кредит 80 - 66,61 (124,95 - 58,34).
Счетоводното отчитане на получаването и продажбата на закупените стоки се извършва по обичайния начин, описан по-горе, но в отделни подсметки. В този случай ДДС се начислява върху сумата на продадените стоки.
Възможно е да се определи обемът на продажбите на готови продукти и закупени стоки в края на месеца. За да направите това, трябва да извършите инвентаризация на последната дата на месеца и да използвате формулата за стоков баланс отделно за продукти и стоки.
Сумата на продажбите (T) в този случай се определя, както следва:
T = Sn + P Sk,
където Сн е първоначалното салдо, P е получаването на готови продукти от собствено производство (закупени стоки), Sk е крайното салдо.
С този метод не е необходимо да се водят отделни записи за продажбата на продукти и стоки за един месец.
Изчисляване на реализираните търговски надбавки
Необходимостта от изчисляване на себестойността на продадените стоки по покупни цени възниква, ако стоките се отчитат по цени на дребно.
Тази себестойност се определя, като от нея се изключват стоките, продавани по цени на дребно, сумата на търговската надбавка, отнасяща се за тези стоки. Поради факта, че няма данни за размера на търговските надценки в касови бележки и разписки и разходни документи на малка търговска верига, размерът на надценките върху продадените стоки се изчислява като се използва среден процент.
Предварителното салдо по сметка 42 представлява салдото по тази сметка в началото на месеца плюс кредитния оборот и минус дебитния оборот на тази сметка за месеца (надценки по документи за връщане, отписване на стоки по актове и др. ).
Използвайки намерения процент, първо определете надценката върху баланса на стоките, а след това реализираната търговска надбавка. Последната представлява разликата между предварителното салдо по сметка 42 и надбавката върху салдото на непродадените стоки към края на месеца.
Изчислената сума на тази надценка се отразява в счетоводния запис в отрицателни числа:
Дебит 46 Кредит 42
В резултат на това сметка 46 ще формира кредитно салдо, което представлява брутния приход от продажба на стоки за месеца.
Преводът се извършва чрез публикуване:
Счетоводен анализ
Назад | |
Практиката на търговските вериги и личният опит показват, че основната причина за загубите за търговските организации не са загубите, причинени от умишлени действия на клиенти и персонал. От 80 до 95% от загубите са причинени в процеса на осигуряване на оперативната дейност на търговските обекти в резултат на грешки и нарушения на различни категории длъжностни лица, които осигуряват отчитане на движението на стоките на различни етапи от дистрибуцията на продукта - като се започне от договорните работа с доставчици и поръчване на стоки и завършване с продажба на стоки, връщане на стоки доставчик или изхвърляне на неликвидни продукти.
Изглежда, че единственият ефективен начин за намаляване на този вид загуби може да бъде само установена система за отчитане на движението на стоките, стандартизация на всички процедури, извършвани на различните етапи, и строг контрол върху тяхното спазване.
В тази статия се опитах да опиша подробно всички процедури и операции, които трябва да се извършват от служители на търговска организация в процеса на осигуряване на записи на движението на продуктите на различните му етапи.
Разбира се, разпоредбите на статията имат препоръчителен характер, но бих искал да отбележа, че те не са теоретични заключения, а препоръки от приложен характер, тъй като те са тествани на практика и са доказали своята ефективност.
В търговските мрежи за търговия на дребно се използват различни заглавия на линейния и управленския персонал на търговските организации, различни компютърни програми за отчитане на разпределението на продуктите и други индивидуални характеристики, така че има смисъл да се посочи какво означават някои от термините, използвани в тази статия.
Търговска организация (търговска мрежа),- Търговско предприятие, което управлява мрежа от структурни единици за търговия на дребно (търговски обекти) с различни формати и посоки (търговски комплекси, търговски центрове, хипермаркети, супермаркети, магазини, дискаунтъри, дистрибуторски центрове и др.);
ИЗПЪЛНИТЕЛЕН ДИРЕКТОР,- Ръководител на търговска организация (Президент, Председател на Управителния съвет и др.);
Доставчик,- Фирма, която доставя стоки на търговски вериги;
Мениджър на категориите,- служител на търговска организация (като правило част от структурата на търговския отдел (отдел, служба и др.), отговарящ за конкретна продуктова категория;
Директор на търговски обект,- служител на търговска организация, който ръководи дейността на нейното структурно звено за търговия на дребно (директор, управител и др.);
Началник сектор,- служител на търговски обект, който управлява отдел за продажба на група продуктови категории (например секции „Гастрономия“, „Хранителни стоки“, „Плодове и зеленчуци“ и др.);
Мениджър на кацане,- служител на търговски обект, който контролира работата на служителите в товарната зона (кацане, рампа и др.) на търговския обект;
Мениджър прием на продукти,- служител на търговски обект, който приема стоките и ги връща на доставчика;
Началник служба за сигурност на търговска фирма– топ мениджър на търговска компания, ръководещ отдела за решаване на проблеми със сигурността и минимизиране на загубите;
Началник служба за сигурност на търговски обект– представител на администрацията на търговски обект, ангажиран с осигуряване на сигурността и минимизиране на загубите, или началник охрана на частна охранителна фирма;
Началник смяна– служител, отговорен за организирането на работата на сменен екип от служители на пълен работен ден, които пряко осигуряват защитата и сигурността на търговския обект, или ръководител на сменен екип от охранителни служители на частна охранителна фирма;
Охранител– щатен служител в охранителния отдел на търговски обект или служител в частна охранителна фирма.
Търговска система,- компютърна система за отчитане на стоки (която отразява всички транзакции със стоки, от поръчка до продажба или връщане на доставчика), използвана в търговска организация Операциите, споменати в тази статия, са приложими съответно към търговската система Supermag-2000 това трябва да се вземе предвид при адаптирането на разпоредбите на статията към друга система за търговия.
Като цяло предполагам, че инструкциите за алгоритъма на действията на служителите, изложени в тази статия, могат да бъдат адаптирани към всяка търговска организация и да бъдат взети като основа при разработването на корпоративни стандарти, инструкции и разпоредби за процесите на отчитане на движението на стоки .
Подготовка на договорни документи
Договор за доставка на стоки
Стоките могат да се доставят в търговската верига само след сключване на договор за доставка с Доставчика. Условията на споразумението се определят от категорийния мениджър, юристът на търговската организация проверява споразумението за съответствие със законите на Руската федерация и интересите на търговската организация, споразумението за доставка на продукти се подписва от генералния Директор или лице с пълномощно за подписване на договори (често такова лице е Финансовият директор на търговската организация). В договора за доставка на стоки трябва да бъдат посочени условията за доставка, условията за връщане и условията за плащане на продуктите на Доставчика.
Договор за покупка
След сключване на договор за доставка Категориен мениджър в Търговската система съставя договор за покупка. Договорът за покупка трябва да посочва:
- номер на договора;
- дата на договора (ако договорът е променен, първоначалната му дата се променя с датата на промяната на договора);
- продължителност на договора (от ... до ...);
- място на доставка (посочват се конкретни търговски обекти);
- Име на доставчик;
- дни от седмицата, в които е възможна заявка, дни от седмицата, в които е възможна доставка;
- спецификации (артикули и наименования), съгласно които Доставчикът има право да доставя стоки;
- изкупни цени на стоките;
За да работите с договор, той трябва да има статус „приет“, ако работата с договора е забранена, трябва да му бъде присвоен статус „блокиран“. Когато договорът изтече, той или трябва да бъде подновен, или блокиран. При създаване или промени в договор, той трябва да бъде изпратен до периферните бази данни на магазини, където могат да се доставят стоки по този договор.
При изключване на който и да е продукт от договора е необходимо да премахнете знака „разрешено приемане“ от картата на Търговската система за този продукт. Всички карти със знак „разрешено приемане“ трябва да присъстват в един от съществуващите договори. Артикулите могат да бъдат изключени от договора само след като Доставчикът изпълни всички поръчки, съдържащи този артикул.
При промяна на договорите, Мениджърът на категорията е длъжен да направи промени в номенклатурата на артикула за търговия на дребно в Търговската система. Ако продажбите и поръчките са забранени, премахнете артикула от номенклатурата на съответния търговски обект и когато е включен в договора или разрешението за продажба, добавете артикула към номенклатурата на съответния търговски обект.
Всички решения и действия по промяна на параметрите на даден артикул, както и всички промени в документа „договор за покупко-продажба” се извършват само от Категориен мениджър.
Правене на поръчка при Доставчика
Планиране на поръчки
Поръчката към Доставчика се формира само по график на поръчките. Графикът на поръчката трябва да посочва дните от седмицата, в които Доставчикът приема поръчката и дните от седмицата, в които се доставят стоките.
Оформяне на поръчка за Доставчика
Поръчка за стоки може да бъде направена от Ръководител на отдел на търговски обект, Заместник-ръководител на сектор или Ръководител на категория. Поръчка може да се направи само въз основа на договор.
За да формира поръчка, Доставчикът трябва да използва отчета на Търговската система „Формуляр за поръчка“.
В отчета „Формуляр за поръчка” трябва да посочите:
- срок на изпълнение;
- номера на договори за покупка;
- място за съхранение (магазин);
- ако е необходимо, изберете продуктовата група, за която се генерира поръчката.
Отчетът на формуляра за поръчка показва следните данни:
- номер на договора;
- артикул и неговото име;
- дати на последно пристигане и последна продажба;
- цена на дребно;
- продажби в размер на последните три месеца и дни на продажбите;
- изпълнение през същия месец преди година;
- продажби за избрания период;
- текущ баланс;
- колко дни ще продължи този текущ баланс?
- количество на вече поръчаните стоки;
- количество стоки в транспортна опаковка.
В колона „поръчка” трябва да посочите необходимото количество стоки за поръчката. Поръчката трябва да бъде оформена като кратно на числото, посочено в колона „Количество стока в транспортна опаковка”.
Правене на поръчка към доставчик
За да прехвърлите поръчка към Доставчика, тя трябва да бъде поставена в Търговската система. В поръчката доставчикът трябва да посочи:
- Номер на поръчка;
- името на Доставчика, към който се прави поръчката;
- място на доставка (търговски обект, за който е предназначена да бъде доставена поръчката);
- дата на кандидатстване (когато е направено заявлението);
- дата на доставка (кога стоките ще бъдат доставени в търговския обект);
- спецификация на поръчката (артикул и наименование на продукта, поръчан на Доставчика);
- покупна цена;
- количество поръчана стока в бройки (килограми);
- външни баркодове на поръчаните стоки и количество в транспортни опаковки.
Необходимо е да се даде статус „направена“ на поръчка само в деня, посочен в „График за поръчки и доставки“.
Редактирането на поръчка, след като й е присвоен статус „направена“, е забранено.
Готовата поръчка трябва да бъде предадена на Представителя на Доставчика или изпратена на Доставчика по имейл или факс преди 14:00 часа на деня, в който е направена поръчката.
Ако поръчката е генерирана от Category Manager, тя трябва да бъде изпратена до периферните бази данни на търговски обекти чрез електронните канали на Търговската система преди 17:00 часа на същия ден.
Контрол на изпълнението на поръчката
Ежедневно ръководителят на отдел на търговски обект трябва да проверява изпълнението на поръчките за предходния ден. В Системата за търговия трябва да изберете поръчки със статус „поставени“, с дата на доставка от предишния ден. Списъкът с неизпълнените поръчки трябва да бъде изпратен по имейл до Мениджъра на категорията, отговарящ за съответната продуктова група.
Изпълнението на поръчките се следи ежеседмично чрез справка „Анализ на поръчките по позиции”.
Отчетът „Анализ на поръчката по артикул“ показва следните данни:
- Номер на поръчка;
- дата на поръчка;
- доставчик;
- дата на доставка и номер на фактура (ако е извършена доставка);
- артикули и наименования на стоки, участващи в поръчката;
- количество на поръчаните стоки;
- количество на доставените стоки;
- процент на изпълнение на поръчката по количество;
- количество поръчани стоки;
- количество доставени стоки;
- сума на недоставена доставка;
- процент на изпълнение на поръчката по сума.
В отчета „Анализ на поръчките по артикули“ трябва да посочите:
- числа или период от време, необходими за контрол на поръчките;
- място за съхранение (магазин);
- доставчикът, за когото се следи изпълнението на поръчката;
- при необходимост група стоки, за които се следи изпълнението на поръчката.
Въз основа на справката „Анализ на поръчките по артикули“ се извършва анализ на доставките. Именно пълнотата на доставките е определящият фактор за изпълнение на плана за продажби на търговски обект, тъй като продажбите зависят от наличността на стоки в магазина. При установяване на неизпълнение на поръчката от Доставчика с повече от 20% е необходимо да се уведомят Заместник-директорът на търговския обект и Категориен мениджър, за да се вземат мерки за осигуряване на търговския обект с необходимите стоки.
На този етап от осигуряването на движението на стоките могат да възникнат нарушения, които водят до големи загуби за търговската организация:
Грешки при формиране на поръчка за стоки към доставчика (неправилна поръчка). Трябва да се има предвид, че причиняването на пряка вреда на предприятието чрез неправилна поръчка зависи от договорните условия с конкретен доставчик, а именно от условията за връщане на стоки. Изобщо предлага ли се връщане, при какви условия се извършва връщане (100% връщане; връщане в размер на определен процент от доставката на стоките; причини за връщане - изтичане на сроковете на годност, загуба на представяне, стоки без движение, и др.) и други обстоятелства. Как една неправилна поръчка може да доведе до директни загуби? Пример: При подаване на поръчка за конкретен артикул, отговорният мениджър (ръководител на секция, отдел, продуктова линия, зам. директор, управител и др.) не анализира складови наличности, не анализира среднодневни продажби, честота на доставките , или други обективни обстоятелства, влияещи върху намаляването или увеличаването на потребителското търсене на даден продукт (делнични или почивни дни, предпразнични разпродажби и др.). В резултат на това се поръчва и получава такова количество стоки, от които само половината могат да бъдат продадени в срока на годност. При невъзможност за връщане на непродадени стоки на доставчика, всички такива стоки подлежат на отписване и изхвърляне. Съответно цената му пада изцяло върху загубите на търговското предприятие. Такива грешки обикновено се откриват по време на процеса на рециклиране. Ръководителят на службата за сигурност, както и ръководителят на търговския обект, който заверява акта за изписване, трябва да зададат въпроса за количеството стоки, които се отписват, причините и вината на съответните длъжностни лица за големи количества от отписани стоки.
Приемане на стоки
Планиране на получаване на стоки
Всеки ден в 18.00 часа заместник-директорът на търговския обект разпечатва регистъра на поръчките със статус „подадени“ с дата на доставка, съответстваща на деня, следващ деня на отпечатване на регистъра. Заместник-директорът на търговския обект подписва този регистър и го предава на управителя на дестинацията не по-късно от 19:00 часа. Заместник-директорът на търговския обект предава копие от регистъра на поръчките на началника на смяната на звеното за охрана, за да организира запис на пристигането на превозни средства в търговския обект.
Мениджърът на декада разпределя работата на персонала на товарната зона според регистъра. В регистъра на поръчките Landing Stage Manager отбелязва номерата на фактурите за движение на стоки от виртуалния склад за връщане, подготвени за връщане. Мениджърът на етапа на приземяване взема данни за подготвени връщания от „счетоводния дневник за връщания на доставчика“.
Регистрация на пристигане на доставчик
При пристигане на превозното средство на Доставчика със стоки, служителят на службата за сигурност на пост „Дебъркадер” записва часа на пристигане на превозното средство в „дневник за пристигане и заминаване на превозни средства със стоки и оборудване”, като предварително е проверил наличието на този Доставчик в регистъра на поръчките. Ако данните съвпадат, служителят на службата за сигурност въвежда данните в „Дневник за пристигане и заминаване на превозни средства със стоки и оборудване“ и докладва пристигането на Доставчика на мениджъра по приемане на стоки. Ако Доставчикът не е в регистъра на поръчките, служителят по сигурността ще се свърже с Мениджъра на пристанището. Мениджърът на дестинацията уведомява за това заместник-директора на търговския обект. Заместник-директорът на търговския обект, след като анализира ситуацията, взема решение относно целесъобразността на приемането на стоките. При вземане на решение за приемане на стоки от доставчик, който не е регистриран в регистъра на поръчките, заместник-директорът на търговския обект вписва този Доставчик в регистъра на поръчките, като удостоверява това решение с подписа си.
Правилото за приемане по регистъра на поръчките не важи за Доставчици, които доставят стоки на търговски обект повече от веднъж на ден или имат такава възможност (местни производители и доставчици на плодове). Във всеки търговски обект управителят на дестинацията трябва да има списък с такива доставчици, одобрен от директора на търговския обект. Посочените в списъка доставчици се приемат без регистър на поръчките при наличие на поръчка със срок на доставка, съответстващ на текущата дата.
Списание „Отчитане на пристигането и заминаването на превозни средства със стоки и оборудване“
Приемане на стоки
Представителят на Доставчика предава съпътстващата документация на Ръководител Приемане на стоките. Мениджърът по приемане на стоки проверява пълнотата и коректността на придружаващите документи (товарителница, фактура, сертификат, сертификат за качество и др.). Мениджърът по приемане на стоки започва приемането само ако има пълен набор от правилно изпълнени документи.
Ако документацията не е предоставена в пълен обем или е попълнена неправилно, ръководителят на приемането на стоките уведомява ръководителя на отдела. Ръководителят на секцията, след като анализира ситуацията, взема решение относно целесъобразността на приемането на стоките. Ако Мениджърът на отдела реши да откаже приемането на стоки, той е длъжен да уведоми Мениджъра на категорията за решението си по телефона. Мениджърът на категорията може да реши да приеме стоките от Доставчика, като изпрати имейл до Мениджъра на отдела със съответните инструкции и гаранция за предоставяне на съответната документация или да поеме отговорност за разрешаване на спорния въпрос.
Мениджърът по приемане на стоки информира Оператора на базата данни за номера на „Поръчка на доставчик“ от регистъра на поръчките, за да зареди съответната поръчка в терминала за събиране на данни и прехвърля на Оператора на база данни едно копие от фактурата, за да провери съответствието на цените. във фактурата към цените в поръчката. Операторът на базата данни създава фактура в Търговската система въз основа на съответната поръчка към доставчика. Операторът на базата данни попълва автоматично спецификациите и цените от съответната поръчка към доставчика. Ако се установи, че цената на доставената стока надвишава цената, Операторът на базата данни внимателно задрасква цената на артикула в бележката за доставка и до нея вписва цената от поръчката към доставчика.
В този случай Операторът на базата данни присвоява на фактурата статус „приета в склада“. Подписът и печатът при приемане на стоките се поставят върху товарителницата само след като доставчикът предостави коригирания (или пълен пакет) документи. Статусът на фактурата „приета изцяло” се присвоява само след като Доставчикът предостави коригирани документи.
Ако цената във фактурата се окаже по-ниска от тази в поръчката към доставчика, цената от фактурата се въвежда в съответния ред за спецификация.
Вторият екземпляр от товарителницата се предава на ръководител приемане на стоките за получаване на стоките по количество и качество. Терминалът за събиране на данни с поръчката се получава от мениджъра по получаване на стоки от оператора за въвеждане на данни.
По време на приемането на стоките мениджърът по получаване на стоки проверява:
- количество доставени стоки (стоките се приемат в кратни опаковки);
- цялост и качество на доставяните стоки и опаковка. При приемане на стоки, които изискват качествен контрол (плодове, зеленчуци), ръководителят на декана се обажда на заместник-управителя на отдела, който отговаря за качеството на приетите стоки от този списък;
- наличието и четливостта на баркод, в този случай всички стоки на бройка трябва да бъдат сканирани отделно; стоки без баркод не се приемат;
- съответствие на баркода с името на продукта;
- претеглените стоки, които трябва да бъдат претеглени при приемане, се приемат в количеството, посочено в отпечатаната поръчка. Разрешено е приемане на стоки, надвишаващи теглото, посочено в поръчката, с не повече от 20%;
- срок на годност на стоките, не се приемат стоки с дълги срокове на продажба, чийто остатъчен срок на годност е по-малък от 1/3 от датата на продажба; Не се приемат стоки със срок на годност до 1 месец, ако остатъчният срок на годност е по-малък от 2/3 от срока на годност. Ако оставащият срок на годност е по-малък от 1/3 (2/3 при период на продажба до 1 месец), мениджърът по приемането на стоките уведомява ръководителя на отдела. Ръководителят на секцията, след като анализира ситуацията, взема решение относно целесъобразността на приемането на стоките.
Получените стоки се палетизират по видове стоки (по секции) на декада в съответствие с предпочитанията на Заместник-ръководител секция.
Стоките, които не са приети поради една от горните причини, се задраскват внимателно от фактурата от мениджъра по приемане на стоки. Ако даден артикул не е приет по количество, тогава се зачертава само броят на артикулите, посочен в бележката за доставка, а до него внимателно се изписва реално приетото количество.
Ако доставчикът разполага с опаковки за връщане, тогава мениджърът по приемане на стоки трябва да ги върне, като същевременно потвърди връщането на опаковката и нейното количество, като постави съответния печат и подпис върху два екземпляра от фактурите.
Действителното количество стоки, получени при преброяването, се въвежда в терминала за събиране на данни. Терминалът за събиране на данни с въведените данни се прехвърля от Мениджър приемане на стоки към оператора за въвеждане на данни за генериране на фактура за получаване и получава от оператора за въвеждане на данни първия екземпляр от фактурата с проверени цени и липса на надценени артикули. Мениджърът по приемане на стоки задрасква артикулите в двата екземпляра на разписката, както по количество, така и по цена. Всички зачертани артикули трябва да бъдат заверени с подписа на спедитора на Доставчика, срещу всеки задраскан.
Мениджърът по приемане на стоки регистрира приемането на стоките в „Дневник за приемане на стоки“, подписва бележката за доставка и прехвърля един екземпляр на службата за сигурност на декапата.
Мениджър приемането на стоки предава втория екземпляр на разписката за доставка на оператора за въвеждане на данни за окончателна проверка на коректността на въведените данни в Търговската система. След проверката документът за доставка и фактурата се предават на старши оператор (счетоводител на търговския обект) за проверка на съответствието на данните, архивиране на документи и поддържане на счетоводна документация.
На пост „Дебъркадер” служител по сигурността отбелязва часа на тръгване и прави бележка в „дневник за пристигане и заминаване на автомобили със стоки и оборудване”.
Ръководителят на дестинацията информира заместник-ръководителя на секция за приключване на получаването на стоките. Заместник-управителят на секция, в контакт с управителя на пристанището, организира транспортирането на получените стоки до търговския етаж.
важно
По време на получаването на стоките могат да се допуснат грешки както от страна на мениджърите по приемане на стоките, така и от страна на операторите по въвеждане на данни. И двете грешки могат да причинят значителни щети на търговската организация.
Невниманието на мениджъра при получаване на стоки може да доведе до факта, че стоките са поставени на получаване, които всъщност не са доставени в търговския обект. На практика трябваше да се справя със ситуация, при която стоките бяха приети (т.е. бяха поставени подписи върху фактурите) въз основа на данните за поръчката към доставчика, но всъщност стоките не бяха преизчислени. В резултат количеството на „приетите“ стоки беше два пъти по-малко от действително доставеното.
Грешки в процеса на обработка на документи за получаване. Тези грешки се правят от операторите за въвеждане на данни. Дори ако не е имало нарушения по време на получаване на стоките и стоките са приети в действителност, по време на процеса на осчетоводяване на стоките операторът може да не вземе предвид изтриванията, направени от мениджъра за получаване на стоките и да достави стоките на разписка, която всъщност липсва (не се приема). Опции: Механична грешка. Вместо 10 броя стоки се поставят 100 броя на касова бележка. Съответно 90 единици стоки, които естествено няма да бъдат открити при инвентаризацията, тъй като не са съществували, ще бъдат преки загуби на търговското предприятие. На практика има и по-сложни грешки. Например, един ден оператор въвежда баркода на продукт в графата „количество“. Такива грешки се идентифицират по време на проверка след събитие, чрез сравняване на поръчката на стоките за определен ден, информацията за нейното получаване в програмата за счетоводна инвентаризация и директно анализиране на първичната документация за пристигането на стоките.
Приемане на стоки от транспортната фирма
При получаване на стока от доставчици, чиято доставка се извършва от транспортна фирма (автомобили, заплатени от търговска организация), е необходимо тя да бъде приета в следния ред:
1. Информация за датата на пристигане на стоките от такива доставчици трябва да бъде предоставена от Мениджъра на категорията чрез изпращане на имейл до имейл адреса на Мениджъра на отдела, с копие до заместник-директорите на търговския обект, в деня, предхождащ дата на доставка. Писмото трябва да съдържа информация за датата на доставка на стоката в търговския обект, името на Доставчика и номера на поръчката, ако е генерирана от Category Manager.
2. Заместник-директорът на търговския обект трябва да въведе данни за поръчката за Доставчика в регистъра на поръчките за следващия ден, като провери наличността на направената поръчка в Търговската система.
3. Разтоварването на наети превозни средства трябва да се извършва без опашка, не повече от един час, от момента на регистрацията му в „Дневник за пристигане и заминаване на превозни средства със стоки и оборудване“.
4. Приемане на броя на палетите (бали, кашони) и подписване на транспортни документи за доставка на товара до търговския обект.
5. Приемане на стоки по количество и качество се извършва само при направена поръчка в Търговската система за тези продукти.
6. Всеки епизод на транзит на стоки трябва да бъде предшестван от информационно писмо от Мениджър Логистика на адреса на заместник-директора на търговския обект, обясняващо действията за осигуряване на безопасността и изпращане на стоките до търговските обекти, за които стоките са предназначени.
7. Приемането на стоките по количество и качество се извършва едностранно, по заявка, в същия ден. При установяване на вътрешен липс или дефект при получаване на стоката, направете зачеркване във фактурата и го подкрепете с подписа на мениджъра по приемане на стоки. Дефектите и излишъците трябва да бъдат заснети на мястото на приемане.
8. Изпратете сканираната фактура и снимки в същия ден по електронни комуникационни канали (изпращане по факс) на Доставчика и Мениджъра на категорията за предоставяне на коригирани фактури (от адреса на Ръководител отдел или Зам. Директор на търговския обект).
9. Въведете данните в Системата за търговия по предписания начин.
10. Окончателната разписка за доставка, с подпис и печат на търговския обект (без заличавания), трябва да бъде изпратена от старшия оператор (счетоводител) на търговския обект до мениджъра по логистика в централния офис на търговската организация, отбелязана с „ изпрати до доставчика.
11. Мениджърът по логистиката трябва да организира документацията, получена от търговския обект, да бъде изпратена на Доставчика по пощата.
12. Ако има заличавания във фактурата, Доставчикът, след като е получил документите по електронна поща или факс, трябва да изпрати обратно коригирани версии на документите по пощата. При липса на коригирани документи в рамките на 7 работни дни от датата на изпращане, Мениджърът на категорията трябва да преговаря с Доставчика и да вземе решение за подмяна на документите.
13. Офис мениджърът на централния офис на търговската организация изпраща коригираните документи, получени по пощата (товарителници и фактури), до съответното търговско съоръжение.
Приемане на стоки с баркод
Във всички търговски обекти стоките се приемат само с баркод върху предлаганите продукти.
Без баркод са РАЗРЕШЕНИ само следните видове продукти:
- Тегло на стоките.
- Продукти, продавани с кратък баркод, съгласно одобрения списък.
- Опаковъчни съдове (субстрати, торби, контейнери за салати), които търговският обект не продава на дребно. Тези продукти се приемат без поръчка.
- Продукти, доставени на вътрешното производствено звено.
- Съдове за еднократна употреба. При получаване на стока към всяка транспортна опаковка (кутия) трябва да бъде прикрепен локален баркод, отпечатан на машина Datamax, като по време на опаковането баркодът, залепен на транспортната опаковка, се сканира и необходимия брой баркодове се отпечатват на машината Datamax.
- Без баркод, освен както е отбелязано по-горе.
- При получаване на стоки баркодът не се разчита от скенера и не се открива при ръчно въвеждане в терминала за събиране на данни.
- На един артикул от даден продукт има няколко баркода, ако нито един от тях не се идентифицира с даден артикул.
- Баркодът е дефиниран в системата за търговия под друго име, например: действително се приема позицията „горен рафт“ и при сканиране се показва „розова сьомга без глава, прясно замразена“.
Стоки се приемат само на база заявка.
Всички стоки на бройка трябва да бъдат сканирани.
Проверка на работата на служителите на товарната зона
Групи стоки, включени в рисковата група (стоки, за които има най-значими загуби, установени по време на текущи и окончателни инвентаризации) и посочени в списъка, одобрен от първия заместник генерален директор (оперативен, изпълнителен директор на търговската организация) и съгласуван с ръководителя на службата за сигурност на търговската организация, се приемат само в присъствието на служители по сигурността и се придружават от тях до влизане в търговската зала.
Служител по сигурността трябва да провери микробусите за доставка, за да се увери, че всички стоки са разтоварени. Ако едно превозно средство доставя стоки с един полет до няколко търговски обекта от мрежата, тогава служителят по сигурността трябва да се увери, че има фактури за стоките, останали в микробуса на превозното средство след разтоварването му в търговския обект, което според до представител на доставчика, е предназначен за друго място за доставка.
Ежедневно началник-смяната на звеното за охрана организира проверка на приемането на плодове и зеленчуци, без да уведомява работниците в товарната зона. Извършва се селективно контролно претегляне на приетите позиции. При констатирани несъответствия се съставя протокол, който се предава на директора на търговския обект за предприемане на действия. Началникът на смяната по своя инициатива може да извършва контролно претегляне и преброяване на всяка приета стока.
Най-малко веднъж месечно комисия, която се състои от ръководителя на отдела за сигурност на търговския обект, ръководителя на декадата и ръководителя на секцията, проверява всеки мениджър за получаване на стоки. Комисията преизчислява количеството на получените стоки веднага след получаване на стоките и ги сравнява с изчисленията на мениджъра за получаване на стоките. Резултатите от проверката се отразяват в протокола.
Регистрация на фактури
Преди получаване на стоката по количество и качество, Мениджър Стоковият прием уведомява Оператора на база данни за номера на поръчката на Доставчика, по която ще бъде приета стоката. Операторът на базата данни зарежда определената поръчка в терминала за събиране на данни и прехвърля терминала за данни SOBR към мениджъра за приемане на стоки.
Регистрация на фактура
След приемане на стоките документите се прехвърлят към Оператора по въвеждане на данни за генериране на фактура в Търговската система. Фактура трябва да бъде създадена само въз основа на поръчка. Спецификациите и цените трябва да се попълват автоматично от документа, който е основа за тази фактура. Във фактурата трябва да се посочи:
- номер на фактура;
- датата на фактурата;
- името на Доставчика, от който идват стоките;
- търговския обект, където е пристигнал продуктът;
- Номер на фактура на доставчика;
- Номер на фактура на доставчика;
- Дата на фактурата на доставчика;
- дата на получаване на фактурата от Доставчика;
- спецификация на фактурата (артикул и наименование на приетата стока);
- количество на получените стоки;
- покупна цена;
- сума в покупни цени;
- данък върху добавената стойност.
Издадената фактура трябва да бъде прехвърлена в статус „напълно приета“. Редактирането на фактура за Оператори след присвояване на фактурата със статус „напълно приета“ е ЗАБРАНЕНО. Редакция, в случай на грешка, може да се извърши само от Старши оператор (счетоводител) на магазина.
Операторът по въвеждане на данни записва регистрацията на фактурата в „Дневник за получаване на стоки“.
При създаване на фактура в Търговската система Операторът трябва да провери цените, посочени в първичната документация, за съответствието им с цените, посочени в поръчката (договора). Ако сумата и цените съвпадат с фактурата на Доставчика, тогава Операторът дава разрешение на Мениджър Приемане на стоките да подпише документите. Ако сумата и цените не съвпадат, мениджърът по приемане на стоки поставя следните печати върху фактурата:
1. „Прието по количество” (полага подписа си под печата),
2. „Търговски обект „_________“, гр. ___________, адрес _________“ (всеки търговски обект трябва да има собствен печат, посочващ града и юридическия адрес),
3. „Предоставяне на коригирани документи“ (задава датата на генериране на фактурата).
Ако цените в първичната документация по отношение на поръчката надвишават цената, фактурата в Търговската система получава статус „приета в склада“ и трябва да бъде изпратена по електронни канали на Търговската система до централната база данни на търговската организация .
Старши оператор (счетоводител) попълва таблицата „Разминаване в цените“. Всяка седмица в понеделник тази таблица се изпраща на служител на финансовата служба на търговска организация, за да блокира плащанията към Доставчика.
Старшият оператор (счетоводител) на търговски обект присвоява статус на фактурата „напълно приета“ само след като Доставчикът предостави коригирани документи.
Контрол на приемане и движение на стоки, класифицирани като „рискова група”
За да се засили контролът върху приемането на стоките, за които има най-значителни липси, трябва да се създаде специален ред за тяхното приемане и движение до търговския етаж. Тъй като процесът на засилен контрол включва допълнителни резерви от служители на търговския обект, се препоръчва списъкът на стоковите позиции, класифицирани като „рискова група“ за конкретен търговски обект, да бъде одобрен от първия заместник генерален директор (операции, изпълнителен директор ) съгласувано с ръководителя на службата за сигурност на търговската организация.
Задължително е да се запознаете с този списък:
- директор на търговски обект;
- заместник-директор на търговски обект;
- началник отдел охрана на дребно;
- Началник смяна на звено за охрана на търговски обект;
- служители на службата за сигурност;
- мениджъри на кацане;
- мениджъри по приемане на стоки;
- ръководители на секции;
- заместник-началници на секции;
Процедурата за приемане на стокови позиции, класифицирани като „рискови стоки“
Процедурата за получаване на стоки на етапа на кацане:
При пристигане на стоки, които подлежат на засилен контрол, мениджърът по приемане на стоки информира началника на смяната на отдела за охрана, съответния ръководител на секция (заместник-ръководител на секция) и ръководителя на дека за пристигането на този продукт.
Началникът на смяната на звеното за охранителна служба (в негово отсъствие служител на звеното - измежду най-обучените служители) е длъжен да присъства и да осигури контрол на процеса на получаване на стоките, а ръководителят на декада е длъжен да създават всички необходими условия за качествено приемане на стоките.
Приемането се извършва само в присъствието на служител (ръководител на смяна) от отдела за сигурност.
Процедурата за комисионна проверка на „рискови стоки“ при преместване от зоната за приемане до търговския етаж:
При преместване на приетите стоки от платформата за кацане до зоната за продажби се създава комисия, която допълнително да проверява резултатите от получаването на стоките на площадката за кацане. Комисионната включва:
- старши смяна (най-обученият служител) на звеното за охранителна служба;
- управител на дестинация или заместник-директор на търговски обект;
- началник на съответния участък (заместник-началник участък).
В присъствието на членовете на комисията заместник-ръководителя на отдела (управителя на отдела) преизчислява стоките по артикули съгласно разписката и я сравнява с калкулациите на ръководителя на приемането на стоките.
Всички пакети се отварят отново за сравнение с изчисленията на мениджъра по получаване на стоките.
След приключване на преизчислението на стоките членовете на комисията поставят потвърждение върху фактурата, че количеството на преизчислените стоки съвпада с количеството във фактурата.
Движение на стоки между търговските обекти на мрежата
Координация на движенията
Движението на стоки между търговските обекти на мрежата може да бъде инициирано от Категориен мениджър на търговска организация или Директор на търговски обект.
Директорът на търговския обект е длъжен да координира движението на стоките със съответния категориен мениджър, отговарящ за групата стоки, които се преместват, като обоснове необходимостта от движение с бележка, изпратена по имейл.
Мениджърът на категорията трябва да прегледа бележката за прехвърляне и да вземе решение по нея в рамките на два работни дни. Решението за преместване на стоки може да бъде взето само от Category Manager. Въпреки това, всяко решение за преместване на стоки между търговски обекти се съгласува с ръководителя на категорийния мениджър.
В случай на отказ за преместване на стоки, Мениджърът на категория трябва незабавно да уведоми инициатора на движението със своята бележка или съответно решение върху бележката на инициатора.
Ако бъде взето положително решение за преместване на стоките, Мениджърът на категорията уведомява с бележка всички директори на търговски обекти, участващи в това движение. Копие от бележката се изпраща и на мениджъра по логистика, за да организира транспортирането на преместваните стоки. Бележката трябва да включва следната информация:
- наименование на стоките, които се преместват;
- количество;
- адреси на търговски обекти, участващи в движението;
- дата на движение.
Преместване на стоки
По указание на директора на търговския обект (разрешено е да се изпрати копие от бележката за движение), ръководителят на отдела осигурява събирането на стоките, предназначени за движение, не повече от един ден преди датата на движение. Старши оператор (счетоводител) на търговски обект изготвя документи за движение само по вътрешна бележка (копие от вътрешна бележка за движение) след предоставяне на данни за количеството на стоките, които се придвижват от Ръководител на секция. Окомплектованата стока на отделен палет (отделни, ако са няколко), палетизиран със стреч фолио, заедно с документите се предават на дебана и се съхраняват на дека до експедиране. Мениджърът на дестинацията е отговорен за безопасността на транспортираните стоки преди изпращане.
Спедиторът може да приеме превозваната стока само при наличие на коректно оформени документи за движението. Спедиторът е длъжен да приеме стоките по количество и качество и отговаря за безопасността на превозваните стоки.
Контрол на движението
Контролът върху движението се възлага на Category Manager. Всеки участник в движението носи отговорност за движението на стоките на своя етап.
Процедурата за преместване на продукти от собствено производство в други търговски обекти на мрежата
Не винаги всички търговски обекти на търговска организация имат подразделения за производство на собствени продукти. Често в рамките на един регион (град) е по-целесъобразно да се организира движението на готови продукти от един търговски обект, в който се намира производството, до други търговски обекти в мрежата.
Ред на преместване
Движението на стоки от собствено производство между търговските обекти на мрежата може да бъде инициирано от ръководителя на отдела на търговския обект или ръководителя на отдела за собствено производство, като изпрати поръчката по електронна поща (или факс) на адрес на управителя за изпращане на продукти собствено производство, предадени в деня, по график, утвърден от ръководителя на отдела, произведени вътрешно и изпратени до 14.00 часа на същия ден.
В бъдеще процесът на производство, подготовка и директно движение на стоките се извършва от следните служители в следната последователност:
1. Мениджър изпращане на продукти собствено производство:
С изпращане на писмо по електронен път до началника на секцията той потвърждава получаването на поръчката си. Разпечатва поръчката изцяло и поотделно за отделите на собственото си производство: „Готварство“, „Хлебопроизводство“, „Сладкарски изделия“ и прехвърля поръчката за продукти с посочване на търговския обект и датата на изпращане на продуктите в 15.00 ч. същия ден до бригадирите на съответните отдели за подпис в специален дневник „Приходни бележки“.
2. Бригадир на собствено производство:
Не по-късно от 15.05 на същия ден разпределя работата, свързана с подготовката на поръчката, между цеховете на своето ръководство и назначава отговорни лица: готвач (пекар) и опаковчик-поръчач. Част от апликацията, която се прави директно в деня на изпращане, се поставя в специално оборудвани джобове за апликации в цеховете, за да се запознаят и двете смени. Отговорност за попълване на заявлението носи готвачът (пекарят). След като продуктите преминат всички етапи на подготовка за изпращане:
- проверява качеството на готовите стоки;
- проверява качеството и правилността на опаковката (съответствие на опаковката, продуктите, поставени в нея и ценовия етикет - стикер, поставен върху опаковката, коректност на претеглянето);
- сверява действителното количество приготвени продукти с данните от временната фактура и заявка;
- при установяване на несъответствия предприема мерки за отстраняването им;
- при липса на несъответствия потвърждава правилността и комплектността на поръчката с подписа си върху временната фактура;
- временно поставя продуктите, подготвени за движение, в специално обособени помещения, включително хладилни камери, в съответствие с необходимите условия за съхранение;
- прехвърля временни фактури към оператора по въвеждане на данни за обработка на фактури за движение в Търговската система;
- осигурява безопасността и постоянството на качеството и количеството на продуктите, подготвени за движение, до предаването им на ръководителя на експедицията за продукти от собствено производство;
- след приключване на изготвянето на транспортни фактури, сертификати за качество и ветеринарномедицински сертификати предава подготвените за движение продукти на управителя за изпращане на продуктите собствено производство на отговорно съхранение до предаването им на представител на получателя.
3. Готвач (пекар) от нашата собствена производствена единица:
- приготвя продукти по заявка:
- салати, пайове в деня на изпращане;
- шишчета, пушени продукти, хлебни изделия, кнедли в навечерието на деня на изпращане.
- сортира и сглобява готовите продукти в специално проектирани контейнери (кутии, палети, контейнери) според склада на получателя, като посочва търговския център, където се изпращат продуктите, и ги поставя в специално предназначена хладилна камера.
4. Опаковчик на собствена производствена единица:
- събира и опакова продукти за транспортиране в специализирани контейнери;
- поставя етикет с цена - стикер върху опаковката;
- посочва датата на производство;
- ако има етикет, залепете го върху опаковката;
- поставя ценови етикет - стикер на временна фактура;
- сглобената стока в специално предназначени контейнери (кутии, палети), с документи, се предава на бригадира.
5. Оператор за въвеждане на данни:
- въз основа на временната фактура (или изтегляне на информация от терминала за събиране на данни) генерира фактура в Търговската система;
- проверява коректността на въведените от него данни чрез проверка на данните от временната и генерираната фактура;
- потвърждава с подписа си верността на данните във фактурата, този екземпляр остава за съхранение в архива на отдела за собствено производство;
- прехвърля фактури на майстора на собствената си производствена единица.
6. Ветеринарен лекар:
- проверява качеството на произвежданите продукти;
- При наличие на продукти, подготвени за движение, които трябва да бъдат придружени от ветеринарномедицински сертификат, се издава ветеринарномедицински сертификат и се предава на управителя за изпращане на продукти от собствено производство.
7. Мениджър изпращане на продукти собствено производство:
- проверява наличието и коректността на изпълнението на придружаващите документи, включително сертификати за качество и ветеринарни сертификати;
- в случай на откриване на недостатъци в изпълнението на придружаващите документи, ги връща на ръководителя на собственото производствено звено за коригиране;
- при липса на забележки по изготвянето на придружаващите документи, приема за съхранение от бригадира, в съответствие с фактурите, дадени му от ръководителя на производството, подготвените за движение продукти, като същевременно проверява действителното количество стоки, подготвени за движение с данни от фактурата;
- поставя подготвените за движение продукти в специално обособени помещения, включително хладилни камери, в съответствие с изискваните условия за съхранение;
- осигурява безопасността и постоянството на качеството и количеството на подготвените за движение продукти до момента на предаване на представителя на получателя;
- предава продуктите за преместване на представителя на получателя, като потвърждава този факт, както и коректността на пратката, с подписа си върху всички екземпляри на фактурите в колона „Товарът е освободен от ________”;
- присъства лично, когато служител по сигурността извършва контролни мерки по време на товарене на стоките в превозното средство на получателя.
Контрол на движението на продукта
Контролът върху движението на продуктите от собствено производство се възлага на ръководителите на отдели за собствено производство. Всеки участник в движението на неговия етап носи дисциплинарна отговорност по начина, установен от руското законодателство и правилника на търговската организация.
Процедурата за запечатване на товара при преместването му между търговски обекти на мрежата
Въпреки факта, че този въпрос не е пряко свързан с процедурата за отчитане на движението на стоки, като се има предвид значението му от гледна точка на осигуряване на безопасността и сигурността на стоките на един от доста „критичните“ етапи от тяхното движение, Реших да го включа като подраздел на тази статия.
Важен компонент за осигуряване на безопасността на стоките, транспортирани между търговските обекти, както и един от ефективните начини за решаване на проблеми, свързани с осигуряването на безопасността и сигурността на транспортираните стоки, е използването на надеждни средства за запечатване и индикация, които ви позволяват да ограничите достъпа до материални активи и своевременно да откриете факта на неоторизиран достъп до товара по време на транспортиранеи регулиране на отношенията с доставчици и клиенти в случай на конфликтни ситуации. Използването на средства за запечатване и индикация намалява финансовите и времевите загуби, дисциплинира персонала, увеличава скоростта на обработка на товара и ви позволява да проследявате товара на всеки етап от пътуването му.
Процедура за запечатване
При възлагане на товара на получателя, натоварените закрити превозни средства и ремаркета, отделни части от превозни средства и контейнери трябва да бъдат пломбирани. При транспортиране на товари с едно превозно средство до няколко търговски обекта, запечатването се извършва на всяка точка на разтоварване до последната дестинация, докато целият товар бъде приет от получателя.
Печатите са окачени:
- за ванове или автосекции - едно уплътнение на всички врати;
- за контейнери - по една пломба на всяка врата;
Уплътняването на вратите на каросерия, покрита с тента, може да се извърши само когато връзката на тента с платформата на каросерията прави невъзможен достъпа до товара. Ако на кръстовището на тента с платформата на тялото има места за свободен достъп до товара, на връзката се поставят пломби на такива интервали, че да се изключи възможността за неоторизиран достъп до товара.
При необходимост в краищата на свързващия кабел на сенника с платформата на тялото се окачват уплътнения, за да се предотврати отварянето на сенника.
За пълнеж може да се използва олово камера (трябва да е на разположение на старшия касиер)или индикаторни пластмасови пломби.
При окачване на оловни пломби краищата на телта се прекарват през входните отвори на печата, след което се усукват заедно на две завъртания, единият край на телта се усуква около втория, а след това вторият около първия и т.н. След това полученият възел се изтегля докрай в камерата и уплътнението се затяга с уплътнително менгеме, с което трябва да разполага и старши касиерът на търговския обект.
Когато се използват оловни камерни уплътнения, те се компресират с менгеме, така че така че отпечатъците от двете страни да са отчетливи и ясни и жицата да не може да бъде издърпана от печата.След компресиране с менгеме всяко уплътнение трябва да бъде внимателно проверено и ако се открие дефект (неясни номера на знака на менгемето, следи от изрязване и др.), то се подменя. Контролните знаци на пломбите трябва да имат ясно четими буквени и цифрови обозначения;
Указателни универсални пластмасови пломби(най-често).
Тази група самозаключващи се пломби включва уплътнителни устройства от индикаторен тип, които са изработени от полимерни материали и се монтират ръчно, без много физически усилия, чрез затягане с „примка“.
В зависимост от конструктивните характеристики индикаторните уплътнения от тази група се разделят на уплътнителни устройства с фиксирана дължина на контура и самозатягащи се уплътнения, които позволяват, когато са затворени, да се получи произволен контур, включително минимален размер. Неподвижен контур е необходим при запечатване на обекти, чиито уплътнителни отвори имат свободно движение (врати на автомобили, складове и др.), Тъй като самозатягащото се уплътнение може да се деформира при движение. В зависимост от конструкцията на гъвкавия елемент, индикаторните уплътнения се разделят на лентови уплътнения и уплътнения с гъвкав елемент с кръгло напречно сечение. Пломбите от лентов тип са по-взискателни към диаметъра на отвора за пълнене (обикновено повече от 6 mm). Пломбите също се различават по предназначение и материал. Някои уплътнения са проектирани с комбинация от пластмасово тяло и метален заключващ елемент. Индикаторните пломби са устройства за еднократна употреба;
Необходим атрибут на всяка пломба е индивидуален код, който изключва възможността за подмяна на пломбата след отваряне. По правило идентификационният код е набор от числа, нанесени върху печата чрез лазерно маркиране, щамповане или печат със специална незаличима боя. Цифровият код на всеки печат е уникален и подлежи на регистрация при запечатване на обекта.
Пломбирането на товара се извършва от изпращача в присъствието на водача, превозващ товара (шофьор спедитор) и представители на търговската организация. За предпочитане е те да бъдат управител на декада и началник-смяна на звеното за охрана на търговския обект.
Фактът на запечатване на товара (дата и час) и видът на пломбата (оловна камера или индикаторна пластмасова пломба), както и контролните знаци на пломбата са посочени в товарителницата. След това данните за запечатване, посочени в товарителницата, се удостоверяват с подписите (с препис) на лицата, присъствали по време на запечатването на товара (шофьорът-спедитор, ръководителят на декада и началникът на смяната на службата за сигурност).
Процедура за премахване на пломбата
При доставяне на товара до местоназначението, мениджърът по получаване на стоките на търговския обект в присъствието на шофьора (шофьор спедитор) и служителя по сигурността на пристанището проверява наличието и целостта на печата и съответствието на печата с данните, посочени в товарителницата. Освен това се проверява целостта на каросерията за възможността за достъп до товара на кръстопътя на тента с платформата на каросерията или други места (например разкъсване на тента).
Въз основа на резултатите от проверката на комисията, ако няма видими признаци на неоторизирано влизане в товара и пломбата съвпада с поставената от изпращача, мениджърът за получаване на стоките прави бележка в товарителницата, като посочва вида на пломба (оловна камера или индикаторна пластмасова пломба), контролни знаци, дата и час на отваряне на пломбата. Фактът на отваряне на печата се удостоверява с подписи (с препис) на присъстващите (шофьорът спедитор, мениджърът по приемане на стоките и старшата смяна (служител) на службата за сигурност).
В случай на нарушение на целостта на печата или неправилно поставен печат, мениджърът по приемане на стоки има право да откаже да приеме товара или, съгласувано с директора на търговския обект, да вземе решение за приемане на товара. Ако бъде взето решение за приемане на товара, мениджърът по приемането на стоките (под знака за запечатване на тялото от изпращача) прави бележка върху товарителницата, като посочва датата и часа на установените нарушения и записва нарушенията на видео-фото камера. Записите за установени нарушения, направени в товарителницата, се заверяват от мениджъра за получаване на стоки, шофьора (шофьор-спедитор) и служителя на отдела за сигурност (началник на смяна) на търговския обект.
Ако бъдат открити тези нарушения, стоките се приемат от комисия, състояща се от мениджър по приемане на стоки, шофьор (шофьор спедитор) и служител по сигурността на търговския обект. Стоката се получава внимателно, отварят се всички кашони, съдържащи стоката, преброява се съдържанието (теглото на стоката се претегля). Констатираните несъответствия в количеството (теглото) се отразяват във фактурата, като данните във фактурата се коригират спрямо действителните, като под всяко заличаване се полага подпис на спедитора. Всички констатирани факти за несъответствия при получаване на стоката се записват на видео-фото камера, съставя се Протокол за констатирани несъответствия, който се подписва от управителя за получаване на стоката, шофьора (шофьора спедитор) и служителя по сигурността на търговския обект.
Ако целостта на печата е нарушена или не съответства на номера, посочен в товарителницата, и превозвачът на товара (шофьорът) обясни, че печатът е отворен от служители на службата за пътна полиция на Държавната инспекция по безопасност на движението на Министерството, на вътрешните работи на Руската федерация, превозвачът на товара е длъжен да предостави протокол за проверка на товара. Протоколът за проверка на товара трябва да съдържа бележка за отварянето на печата (печатът е приложен към протокола за проверка), данни на инспектора на пътния патрул (фамилия, собствено име, бащино име, длъжност и ранг, звено, от което той е служител, номер на личен бадж и др.), основанието за проверка на товара и номера на новата пломба.
Действия на водача (превозвача на товари) по време на превоз на товари , спиране и проверка на запечатан товар от инспектори на службата за пътна полиция на Държавната инспекция по безопасност на движението на Министерството на вътрешните работи на Руската федерация или други представители на упълномощени органи (наричани по-нататък служители на КАТ):
- Водачът трябва да спазва правилата за движение и да управлява автомобила по такъв начин, че да намали вероятността превозното средство да бъде спряно от служители на КАТ;
- Ако пътен полицай подаде сигнал за спиране извън стационарен пътен патрулен пост, полицейски контролно-пропускателен пункт или контролно-пропускателен пункт, водачът трябва да спре, но да не напуска кабината на автомобила, освен ако не е абсолютно необходимо. Водачът трябва да е сигурен, че е спрян от упълномощени служители на КАТ.
При спиране на превозни средства служителите на КАТ са длъжни да се приближат до водача, да се представят, да посочат своята длъжност, специално звание и фамилия и да съобщят причината за спиране на превозното средство. Лицата, които имат право да спират пътни превозни средства, са длъжни да представят служебната си книжка при поискване от водача.
Служителите на КАТ могат да имат други основания за спиране на превозно средство, различно от водача, който нарушава правилата за движение, а именно:
- наличието на данни, показващи участието на водача и пътниците в извършването на пътнотранспортно произшествие, административно нарушение, престъпление;
- МПС се издирва, както и наличие на данни за използване на МПС за незаконни цели;
- необходимостта от интервюиране на водача или пътниците относно обстоятелствата на извършване на пътнотранспортно произшествие, административно нарушение, престъпление, на което те са или могат да бъдат очевидци;
- изпълнение на решения на оправомощени държавни органи или длъжностни лица за ограничаване или забрана на движението;
- необходимостта от включване на водач или превозно средство за подпомагане на други участници в движението или полицейски служители;
- проверка на документи за право на ползване и управление на МПС, както и на документи за превозното средство и превозвания товар.
Извън фиксираните постове служителите на КАТ имат право да спират превозно средство за минимално кратък период от време, с изключение на специални събития.
Водачът трябва да знае, че:
- проверка на документите за право на ползване и управление на МПС, както и на документите за превозното средство и товара, който се превозва, може да се извършва само на стационарни постове на КАТ, полицейски контролни пунктове и контролно-пропускателни пунктове, с изключение на случаите, когато превозно средство е спрян от служител на КАТ извън стационарен пост на КАТ (КПП). полицейски пост или КПП) за нарушение на правилата за движение от водача;
- Проверката на превозно средство и товар, с изключение на специални събития, е разрешена само в стационарни постове.
Когато общувате със служителите на КАТ, водачът трябва да се държи учтиво и тактично, като се опитва да отстрани причината за спирането възможно най-бързо и да продължи да шофира.
Ако при спиране извън стационарен пост на КАТ или полицейски контролно-пропускателен пункт водачът е длъжен да провери превозното средство и товара, водачът трябва да уведоми полицейския служител, че съгласно инструкциите на превозвача (както и на застрахователя, ако товарът е застрахован), той няма право да напуска кабината на превозното средство и да поиска да го придружи до най-близкия пост на КАТ или полицейски контролен пункт;
На поста на КАТ или КПП при проверка на документи за право на използване и управление на МПС, както и документи за превозното средство и превозвания товар, водачът трябва да представи:
- шофьорска книжка, а при отнемане на шофьорска книжка по установения ред - временно разрешение;
- документи за регистрация на МПС;
- товарителница и документи за превозвания товар (пътни листове).
На поста служителите на КАТ имат право да изискат проверка на превозното средство и товара, ако подозират, че превозното средство се използва за незаконни цели или товарът се превозва нелегално.
При отправяне на такова искане водачът трябва да информира, че превозва товар, който отговаря на транспортните документи, и му е строго забранено да отваря пломбата сам.
Ако служител на КАТ настоява за проверка на запечатан товар, водачът трябва учтиво, без да дразни служителя на КАТ, да го информира, че му е забранено да отваря пломбата. В същото време обяснете, че в съответствие с действащото законодателство проверката трябва да се извърши в присъствието на двама свидетели и той ще настоява за тяхното присъствие по време на проверката на товара и запечатването на товара след проверка с пломби от полицейски служители или резервни пломби, издадени на водача от изпращача;
При проверка на товара водачът трябва да поиска съставянето на протокол за проверка на товара или съответна бележка в протокола за административно нарушение (административно задържане), ако има такова.
Водачът трябва да провери съдържанието на съставения протокол, където трябва да бъде удостоверен фактът на отваряне на пломбата, като се посочат нейните контролни знаци. Ако този факт не е удостоверен от служител на КАТ, водачът трябва да направи това самостоятелно при подписване на протокола. Един екземпляр от протокола след подписването му се предава на водача със счупен печат.
Водачът трябва да изиска от служителите на КАТ да запечатат каросерията (контейнера) след проверка с пломби с полицейски контролни знаци. Ако това е отказано на водача, това обстоятелство също се вписва в протокола за оглед в присъствието на двама свидетели, като се посочва причината за отказа.
Ако на водача бъде отказано да запечата товара с полицейски знаци поради липсата им, водачът трябва да има собствени пломби, издадени от изпращача, чиито контролни знаци трябва да бъдат регистрирани при изпращача.
В този случай водачът трябва да поиска служителите на КАТ в присъствието на двама свидетели да впишат в протокола за проверка на товара запис за липсата на полицейски контролни знаци и запечатването на товара с резервни пломби на водача.
3.5.16. Във всеки случай, когато пломбата е нарушена по някаква причина, водачът трябва незабавно да уведоми изпращача и получателя за това.
При преместване на стоки между търговски обекти на мрежата е забранено:
- Превоз на товари без пломба;
- Превоз на товари с неясни отпечатъци от установени белези върху пломби;
- Транспортиране с неправилно поставени пломби;
- Приемане на товари без пломба.
Във всички случаи на отказ за приемане на товар от мениджъра по приемане на стоки или други отговорни лица на търговския обект по вина на изпращача, както и когато се установи липса на пломба, всички разходи, свързани с транспортирането на товара, се заплащат. поема от изпращача. Ако се установи, че целостта на пломбата е нарушена по вина на превозвача на товара, тогава разходите (щетите) са за сметка на превозвача на товара. Освен това, ако се установи, че карго превозвачът е виновен за нарушаване на целостта на печата и се установи липса на транспортиран товар, всички щети, причинени на търговската организация, се поемат от карго превозвача.
Отчитане на стоките на етапа на тяхната продажба
Продажби през касов апарат
Продажбите на стоки на дребно се извършват през касов апарат чрез разчитане на баркода на продукта. Касиерът няма право да идентифицира артикула по никакъв начин, освен с помощта на баркод.
Продажба на стоки по фактура (по банков път)
Продажбите на стоки по банков път се извършват въз основа на договор за покупко-продажба и платежно нареждане от Клиента.
Заместник-началникът на отдела на търговския обект с Представител на Клиента събира мостри от продуктите в търговската част и ги предоставя на Оператора на база данни за изготвяне на фактура. Количеството на стоките се съобщава устно на Оператора на база данни от заместник-ръководителя на отдела.
Операторът на базата данни създава и попълва фактура за избраните от Клиента продукти. Спецификацията се попълва само по баркодовете на предоставените стоки. Във фактурата трябва да се посочи:
- номер на фактура;
- дата на фактурата;
- номер на фактура;
- датата на фактурата;
- разсрочено плащане (задава се автоматично от договора);
- цена на дребно;
- сума в цени на дребно;
Издадената фактура трябва да бъде преведена в статус „издадена изцяло” от старши оператор (счетоводител) на търговския обект след предаване на стоките на Клиента и получаване на фактурата с подписа на Клиента. ЗАБРАНЕНО е редактирането на фактурата от Оператора след присвояване на фактурата със статус „освободена изцяло“. Редакция, в случай на грешка, може да се извърши само от Старши оператор (счетоводител) на търговския обект.
След попълване на документацията, заместник-началникът на отдела или друг служител, специално назначен от директора на търговския обект (като правило, служител от отдела за сигурност) е длъжен да придружи представителя на клиента до изхода на търговския обект и присъствайте, когато фактурата се проверява от служителя по сигурността на поста „Изход от търговския етаж“ или поста на площадката за кацане. Ако Клиентът е закупил голямо количество стоки и е необходимо да се натовари транспортът на Клиента през площадката, тогава заместник-ръководителят на отдела уведомява за това началника на смяната на службата за сигурност и осигурява достъп до вратата на транспорта на Клиента. пристанище.
Резервация на стоки от Клиента
Когато Клиентът резервира стоки, Заместник-управителят на секция или друг служител, специално назначен от Директора на търговския обект, трябва да изтегли избраното количество стоки от продажба на дребно от Клиента и да ги премести на място, специално определено за съхранение на тези стоки.
Операторът на базата данни създава и попълва фактура за заявените от Клиента продукти. Спецификацията се попълва само по баркодовете на предоставените стоки. Във фактурата трябва да се посочи:
- номер на фактура;
- дата на фактурата;
- име на клиента, на когото е продадена стоката;
- обект за търговия на дребно, който продава стоки;
- номер на фактура;
- датата на фактурата;
- разсрочено плащане (задава се автоматично от договора);
- спецификация на фактурата (артикул и наименование на продаваната стока);
- количество на доставените стоки;
- цена на дребно;
- сума в цени на дребно;
- данък върху добавената стойност и неговия размер;
Операторът на база данни трябва да присвои на създадената фактура статус „освободена от склад“, за да коригира остатъчния баланс на стоките, запазени от Клиента.
Фактурата трябва да е със статус „Освободена от склад” до предаването на стоката на Клиента.
След предаване на стоките на Клиента и получаване на фактура с подпис на Клиента, издадената фактура трябва да бъде преведена в статус „освободена изцяло” от Старши оператор (счетоводител) на търговския обект. ЗАБРАНЕНО е редактирането на фактурата от Оператора след присвояване на фактурата със статус „освободена изцяло“. Редакция, в случай на грешка, може да се извърши само от Старши оператор (счетоводител) на търговския обект.
Ако в рамките на три дни от момента на запазване на стоката от Клиента, Клиентът не заплати стоката, тогава всички запазени стоки се връщат за продажба на дребно, за което Заместник-управителят на отдела е длъжен да уведоми Клиента предварително, когато Клиентът избира стоките за резервация.
Ежедневно Главният оператор (счетоводител) на търговски обект е длъжен да избира фактури в Търговската система в статус „освободени от склад“ и да следи навременността на плащането от страна на Клиента на запазените стоки. Ако фактурата в Търговската система е била в статус „освободена от склад” четири или повече дни или Клиентът е съобщил за отказ от закупуване на запазения продукт, тогава Старшият оператор (счетоводител) на търговския обект трябва да прехвърли документирайте в статус „чернова” и информирайте ръководителя на секция за бронята за отмяна.
Ръководителят на отдела трябва да организира движението на стоките от специално обособена складова зона за запазените стоки до търговския етаж за продажби на дребно и да коригира поръчките в зависимост от оставащите стоки.
Връщане на стоки на Доставчика
Процедура за премахване на стоки от продажба
Продавач-консултантът на съответния раздел, ако бъде открит дефект или продукт с подходящи срокове на годност (остава по-малко от 1/3 от целия срок на годност), съставя списък на тези стоки (въвежда данните в терминала за събиране на данни и прехвърля на заместник-началника на отдела.От своя страна, заместник-ръководителя на отдела координира по-нататъшните действия по този продукт с ръководителя на отдела.
Ръководителят на отдела взема решение въз основа на условията на договора за връщане на стоки със съответния доставчик.
Виртуален склад за връщане
Когато Ръководителят на секция вземе решение за изваждане от продажба на дадена стока, Ръководителят на секция е длъжен да организира преместването на стоката на специално определено място, недостъпно за купувача. В Търговската система ръководителят на секция изготвя фактура за движение от складово място „Магазин” до складово място „Склад за връщане”, като посочва количеството стоки, преместени в „Склад за връщане”. Фактурата за движение получава статус „изпратена” от ръководителя на секция. Фактурата може да съдържа всяка комбинация от стоки и от всеки доставчик.
Ежеседмично заместник-директорът на търговския обект трябва да проверява, използвайки отчета „Оставащи” в склад „Склад за връщане”, количеството стоки, изтеглени от продажба и подлежащи на връщане на Доставчика.
За всеки факт на невъзможност за връщане на стоките на Доставчика, ръководителят на отдела за сигурност на търговския обект трябва да извърши разследване (вътрешно разследване) за идентифициране на длъжностни лица, чието неправилно изпълнение на служебните задължения е довело до необходимостта от отписване и последващо разпореждане със стоките.
Резултатите от разследването (Заключение въз основа на резултатите от вътрешния одит) трябва да бъдат изпратени от ръководителя на отдела за сигурност на адреса на ръководителя на службата за сигурност на търговската организация и директора на търговския обект. Обезщетението за вреди въз основа на резултатите от производството се събира от виновните лица.
Преместване на стоки до платформата
При подаване на поръчка Ръководителят на секция разпечатва справка „Остатъци” на склад „Склад за връщане”, за асортиментната единица на Доставчика, за която се генерира поръчката. За всички стоки, посочени в отчета „Остатъци“, Ръководителят на секция съгласува връщането на този продукт с доставчика чрез изпращане на „Сертификат за връщане“ по имейл, с получаване на уведомление за одобрение на връщането от Доставчика.
След съгласуване на връщането с Доставчика, Ръководителят на секция генерира фактура в Търговската система за движение от складово място „Склад за връщане“ до складово място „Магазин“, като във фактурата се посочва само количеството стоки, договорено с Доставчика. да бъдат върнати.
Ръководителят на секция дава на фактурата статус „чернова“ и я разпечатва. На отпечатания документ ръководителят на отдела посочва името на Доставчика, на когото се връща стоката, и удостоверява факта на договореност с доставчика за връщане на стоката с надпис „Връщане с доставчика съгласувано“, също посочва датата на договаряне на връщането и полага удостоверителния си подпис.
Разпечатаната и подписана доставна фактура се предава на заместник-управителя на отдела за транспортиране на стоките до специално обособено място на площадката за складиране на подготвени за връщане стоки. Заместник-началникът на участъка, съгласно списъка на стоките във фактурата, ги събира и транспортира до специално определено място на площадката за съхранение на стоки, подготвени за връщане.
При прехвърляне на стоки, които трябва да бъдат върнати на Доставчика, до платформата за кацане, заместник-управителят попълва съответните колони на „връщане в дневника на доставчика“. Стоките се прехвърлят към Мениджъра на дестинацията заедно с подписаната от Ръководителя секция фактура за движението на стоките от склад „Склад за връщане” до склад „Магазин”.
Ръководителят на отдела е отговорен за безопасността на стоките преди прехвърлянето им на дебаркада.
Връщане към доставчика
Мениджърът на площадката за кацане подписва „Дневник за връщане към доставчика“ и приема стоките на площадката за кацане, като ги сверява с фактурата за доставка. Преди връщане на Доставчика, стоките се съхраняват на площадка на специално обособено място, недостъпно за неупълномощени лица, със задължителното наличие на съответни фактури за движение, подписани от Ръководител на секция.
Всеки ден в регистъра на поръчките Landing Stage Manager отбелязва номерата на фактурите за движение от виртуалния склад за връщане, подготвени за връщане, докато Landing Stage Manager взема данни за готовите връщания от „Дневника за връщания към доставчика“.
При пристигането на доставчика мениджърът по приемане на стоки определя наличността на връщания към този доставчик, като използва регистъра на поръчките.
Ако има подготвено връщане за Доставчика, тогава Мениджърът по приемане на стоки координира връщането с Представителя на Доставчика, преди да приеме стоките.
Ако Доставчикът откаже да получи договореното връщане, съответният ръководител на отдел се извиква в зоната за приемане, за да вземе решение за приемане на стоките от този Доставчик.
Ако ръководителят на секция реши да приеме стоките, без да извърши връщане, тогава той е длъжен да направи запис в „връщания в дневника на доставчика“, като посочи причината за отлагане на датата на връщане, например: „връщане, отменено поради . ... подпис". Стоките се транспортират до специално обособен склад за дефектни стоки, а фактурата за движение получава статус „блокирана“. Цялата процедура по връщане се извършва отново.
При извършване на връщане мениджърът по приемане на стоки предоставя на оператора на базата данни фактура за доставка. Операторът на базата данни избира получената фактура в Търговската система по номер на документ, присвоява статус „изпратен“ на избрания документ и с помощта на функцията „експорт“ генерира фактура с операция „връщане на доставчик“. Операторът на база данни въвежда във фактурата следните данни:
Готовият документ „фактура” в статус „чернова” се разпечатва в три екземпляра с две фактури и се предава на мениджър „Приемане на стоки” за връщане.
Ръководителят по приемане на стоки извършва връщането на стоките на Доставчика само в присъствието на служител от службата за сигурност или началник смяна. Преди всяка процедура по връщане мениджърът по приемане на стоки уведомява ръководителя на смяната, който лично контролира предаването на стоките към доставчика или назначава най-обучения служител за това. Служител на службата за сигурност е длъжен да провери съответствието на действителното количество на върнатите стоки с количеството във фактурата, като извърши процедури за преизчисляване или претегляне на стоките с участието на мениджъра по получаване на стоките (мениджър на дестинацията) връщане на стоката на доставчика. Ако няма грешки, служителят по сигурността във фактурата, в долния десен ъгъл на последния лист, в копието, предназначено за търговската организация, потвърждава факта на проверка на процедурата за връщане с надпис: „Връщане потвърдено“, след което посочва своята длъжност, фамилия и се подписва. Ако бъдат открити грешки, процедурата по връщане се спира до отстраняване на грешките.
Мениджърът по приемане на стоки въвежда данните от фактурата в съответните колони на „Дневник за връщания към доставчика“.
Подписаната фактура се предава на Старши оператор (счетоводител) на търговския обект за регистрация в Търговската система. Старши оператор проверява коректността на фактурата за връщане, присвоява й статус „издадена изцяло“ и премахва плащанията от фактурите на този Доставчик. Старшият оператор трябва да приеме само бележка за доставка, подписана от служителя по сигурността.
Всяка седмица Мениджърът на дестинацията проверява „Дневника за връщане към Дневника на доставчика“ и взема обяснение от Мениджъра по приемане на стоки за елементите в дневника, които нямат попълнени полета за връщане на стоките на Доставчика.
Изготвяне на фактури за връщане на стоки към Доставчика
Регистрация на фактура за движение
Мениджърът по приемане на стоки предоставя на оператора на база данни фактура за движението. Операторът на базата данни избира получената фактура в Търговската система по номер на документ. Във фактурата за прехвърляне Операторът на базата данни променя датата на „текуща“ и присвоява статус на избрания документ „изпратен“.
Регистрация на фактура
Използвайки функцията „експорт“, Операторът на базата данни генерира фактура с операция „връщане на доставчик“. Операторът на база данни въвежда във фактурата следните данни:
- операция „връщане на доставчика”;
- консумация от складовото място “магазин”;
- клиент "име на доставчик";
- причини за движението на стоките за всяка позиция.
Ако базата за движение на стоките не е въведена автоматично, тогава Операторът на базата данни трябва да въведе базата за движение на стоките ръчно. Всички причини за движението на стоките трябва да съответстват на разписки от Доставчика, към когото се извършва връщането.
Ако артикулът никога не е бил доставен от Доставчика, на когото се извършва връщането, тогава Операторът на базата данни премахва този артикул от фактурата и го докладва на мениджъра на отдела. Този артикул не може да бъде върнат чрез тази фактура.
Готовият документ „фактура“ в статус „чернова“ се отпечатва в три екземпляра, с две фактури и се предава на мениджър „Приемане на стоки“ за връщане.
Стоката се връща от Мениджър Приемане на стоки, фактурите за връщане се подписват от Мениджър Приемане на стоки и Представителя на Доставчика.
Подписаната фактура се предава на Оператора на база данни. Операторът на база данни трябва да приеме фактурата само с подписа на служителя на службата за сигурност. Операторът на базата данни й присвоява статус „освободена от склада” и предава фактурата на старши оператор (счетоводител) на търговския обект за окончателна регистрация в Търговската система. Старшият оператор проверява коректността на фактурата за връщане, присвоява й статус „издадена изцяло“ и премахва плащанията в централната база данни на Търговската система от фактурите на този Доставчик.
В заключение на разглеждането на въпросите, повдигнати в тази статия, бих искал още веднъж да подчертая, че рентабилността на всяка търговска организация може да се увеличи както чрез увеличаване на оборота, така и чрез намаляване или поне минимизиране на загубите. Създадена единна и ясно регламентирана система за отчитане на движението на стоките, контролирана на всичките му етапи, значително ще намали загубите на търговското предприятие!
Съгласно измененията на Федералния закон № 381-FZ от 28 декември 2009 г. „За основите на държавното регулиране на търговската дейност в Руската федерация“, мрежата за търговия на дребно е съвкупност от две или повече търговски обекта, които са под общо управление, или колекция от две или повече търговски съоръжения, които се използват под едно търговско наименование или друго средство за индивидуализация.
Съгласно измененията на Федералния закон № 381-FZ от 28 декември 2009 г. „За основите на държавното регулиране на търговската дейност в Руската федерация“, търговският обект е сграда или част от сграда, структура или част от структура , конструкция или част от конструкция, специално оборудвана с оборудване, предназначена и използвана за излагане, демонстриране на стоки, обслужване на клиенти и извършване на парични плащания на клиенти при продажба на стоки.
ДялВие сте управител на магазин или търговска фирма с нарастващ оборот на стоки и пари. Може би имате няколко малки магазина или търговски обекти или извършвате доставки на стоки на едро.
Компанията се разраства и вие имате нужда да контролирате продуктовия поток и касовата отчетност.
Също така бихте искали да получите следната информация:
- Анализ на продажбите за периоди;
- салда в склад или няколко склада;
- за кого е запазена стоката;
- поръчки, направени при доставчика;
- планове за плащане на доставчици;
- поддържа база данни с контрагенти
- контрол на платени сметки;
- печалба за компанията.
Какви са предимствата от използването на Excel при отчитане на стоки и средства?
- Безплатен софтуер, ако използвате Open Office;
- Бързо стартиране (бързо попълване на директории);
- Само вие определяте какви данни са ви необходими за счетоводството;
- Няма трудности при ученето, повечето служители знаят как да го използват на основно ниво.
Използвате Excel от известно време и изпитвате следните трудности:
- Не е възможно няколко служители да редактират базата данни едновременно;
- Действителни наличности? не съвпадат с данните в Excel;
- Не се знае кой е коригирал данните в складовите наличности;
- Не е известно кога са пристигнали стоките или кога са били изписани;
- Компанията поддържа няколко таблици, данните от които трябва да бъдат обединени в една таблица;
- Прекарвате много време в отчитане на пари в Excel;
- Печатните формуляри на фактурите и фактурите се попълват изцяло „на ръка”;
- Поддържате база данни с клиенти, но трябва допълнително да изчислите взаимните разчети;
- При напускане мениджърът копира цялата база данни с контакти.
И така, кога и как е по-добре да използвате Excel?
- Във фирми с 1-3 служители;
- Имате много ограничени счетоводни нужди;
- Трябва само да преброите количеството стоки в 1-3 склада;
- Количеството на стоките не надвишава 100 единици;
- Не издавате товарителни документи по установени образци;
- Не поддържате точни финансови записи и разплащания с доставчици.
За тези цели Excel е идеален, в него можете също да поддържате записи, като използвате онези технологии, които ви харесват най-добре и разбирате. Тоест вие организирате работа за себе си, като използвате собствената си уникална технология. Удобно е и не е финансово скъпо.
Ситуацията се променя, когато в компанията се появят няколко души и срещнете трудности, описани по-рано.
Какъв избор имаш?
Първо, можете да продължите да използвате Excel до определен момент, но за вас е важно да контролирате разходите за труд на служителите за изготвяне на отчети, например отчет за взаимни разплащания с доставчици може да бъде изготвен от служители от 30 минути до няколко часа.
По-добре ли е вашите служители да вършат работата или да изпълняват нискоквалифицирани роли? Ръководителят на компанията плаща за работно време от печалбата. Ето защо е важно да се проследи балансът на разходите за труд за извършване на определени действия.
Също така се смята, че 1C е специализирана счетоводна програма. Тя е сложна и разбираема само за счетоводителите. Въпреки че корените на много софтуерни продукти 1C наистина са в областта на счетоводството, въпреки това компанията 1C отдавна е разработила програми за решаване на счетоводни проблеми в търговски фирми, които не са пряко свързани със счетоводството, дори ще кажа повече, тези програми са разработени специално за задоволяване нуждите на мениджърите и персонала на търговските фирми. Ами счетоводителят?
Основната задача на счетоводителя е да изготвя отчети за данъчните власти и за това той има собствен 1C - 1C: Счетоводство.
И така, има специална програма за работа в търговска компания
Мнозина ще кажат, че отнема много време, за да го овладеете. От опит мога да кажа, че от момента на монтажа до момента на пускане в експлоатация се провеждат 8-10 часа обучение на персонала.
Разбира се, няма да можете бързо да овладеете всички тънкости. Въпреки това, дори използването на 20% от функционалността на програмата ще даде огромно увеличение на производителността в компанията.
И така, каква е основната тайна?
Работата е там, че всичко, което измислите в Excel за отчитане на потока от стоки и парични потоци, отдавна е измислено в 1C. Както се казва, няма нужда да преоткриваме колелото. И всички идеи отнемат огромно количество време и съответно пари.
В основата на счетоводната система 1C са следните данни:
|
Данни в 1C |
Време за попълване минути |
|
Вашите клиенти и доставчици (контрагенти) |
|
|
Имена на продукти (номенклатура) |
|
|
Фирмени данни |
Веднъж за целия период |
|
Системни потребители |
Колкото е необходимо |
|
Получаване на стоки (PTU) |
|
|
Продажба на стоки (Torg12) |
|
|
Фактура на купувача |
|
|
Входящи платежни нареждания |
5 (за 5-10 входящи плащания на ден) |
|
Изходящи платежни нареждания |
Цената на притежание е софтуерни актуализации. Актуализациите на програмата са разделени на критични (нови форми на фактури, фактури) и некритични. Критичните актуализации обикновено се пускат веднъж годишно. Некритичните се издават ежемесечно. Обикновено критичните актуализации се актуализират. Типичната актуализация отнема 15-30 минути работа на специалист веднъж годишно.
Също така имате възможност да модифицирате 1C, за да отговаря на вашите конкретни задачи, но това е тема на отделна статия. А това се изисква главно от компании с установени ясни процеси, големи обеми документи, които искат да спестят максимално работното време на служителите.
Подобни публикации:
Професия монтьор на коловози (туристически работник)
Отдел Външноикономическа дейност Отдел Външноикономическа дейност
Мирен атом Начини за развитие на ядрената енергия Митове за ядрената енергия Авария във Фукушима
Презентация "магически квадрати" Презентация на тема магически квадрати
Схема за попълване на книга за покупки и книга за продажби
