Головна » Податки » Журнал реєстрації особових справ. Віталій вікторович семеніхінкадровий документообіг

Журнал реєстрації особових справ. Віталій вікторович семеніхінкадровий документообіг

При прийомі співробітника працювати на нього оформляється особиста справа - особливий комплект документів, що містить всю необхідну інформацію про працівника. Усі справи реєструються у спеціальному журналі або книзі обліку особових справ у хронологічному порядку надходження працівників до організації.

Призначення книги

Книга обліку особових справ працівників необхідна реєстрації та забезпечення збереження всіх документів на прийнятих працівників. Її призначення зводиться до чіткого хронологічного внесення інформації про те, на кого саме із співробітників та в яку дату були заведені справи. Інформація може бути представлена не на весь персонал організації, оскільки не всі суб'єкти господарювання повинні формувати особисті справи. Цей пункт стосується державних установ, для яких такий обов'язок встановлений на законодавчій основі.

У бухгалтерській книзі обліку реєструватимуться лише особисті справи працівників, у яких компанія складає дані документи. Проте багато організацій приймають рішення у тому, щоб складати справи усім прийнятих працівників, оскільки це дуже зручно під час ведення кадрового діловодства. Документи кожного співробітника перебувають у окремих пронумерованих папках, які зберігаються відповідно до встановленими правилами.

Достоїнствами ведення особових справ та журналу їх реєстрації можна вважати:

Організацію якісного кадрового діловодства для підприємства;
Простоту при пошуку документів на будь-кого з працівників;
Можливість ведення кадрового обліку відповідно до законодавства РФ.

Важливо: якщо підприємство оформляє справи на персонал, то обов'язково має вестись і книга їх реєстрації, за якою можна відстежити рух цих документів в організації.

Як оформити книгу

Книга для реєстрації справ, як і будь-яка інша бухгалтерська книга обліку, має бути оформлена відповідним чином. Оскільки для суб'єктів господарювання (крім державних установ) не встановлено обов'язок ведення даного регістру обліку, вони мають право скористатися типовою формою або розробити її самостійно. Правильним буде закріпити цю форму журналу в документації з кадрового діловодства як додаток, наприклад, положення про кадровий облік на підприємстві.

Книга обліку особових справ обов'язково має бути пронумерована, і перший аркуш для записів матиме нумерацію з цифри «2». Листи нумеруються без будь-яких перепусток у суворій хронологічній послідовності. Крім того, книга має бути прошнурована, тобто прошита міцними нитками в 2-3 проколи. Кінці ниток виводяться на зворотний бік книги та залишаються довжиною 5-6 см.

На них наклеюється спеціальна наклейка для засвідчувального підпису уповноваженого співробітника і проставляється друк організації. Що стосується засвідчувального підпису, то, як правило, його проставляє керівник організації або особа, відповідальна за ведення особових справ працівників. Також проставляється дата, коли журнал був прошнурований, і друк, частина якого має бути на наклейці, а інша безпосередньо на журналі.

Головне, на що необхідно звернути увагу під час оформлення книги для реєстрації особових справ:

На титульному листі має бути найменування організації, назва самої книги та дата початку її ведення;
Вона має бути прошнурована;
Усі листи мають бути пронумеровані;
На ній має бути наклейка з підписом уповноваженої особи та печаткою організації.

Щодо внутрішнього наповнення такої бухгалтерської книги обліку, то недержавна організація має право самостійно розробляти форму її листів та вирішувати, яку саме інформацію міститиме книга.

Інформація для внесення до книги

Оскільки в такій книзі міститься інформація про те, які саме справи співробітників були оформлені на підприємстві, найчастіше вона включає такі дані:

Номер особової справи по порядку (він вказується і насправді для спрощення пошуку);
Дата заведення особистої справи — всі дати мають розноситися у хронологічному порядку;
Дані, які безпосередньо відносяться до співробітника, у тому числі ПІБ, його табельний номер, посада при складанні справи;
Дата закриття особової справи, коли працівник звільняється з організації;
Місце зберігання закритої особистої справи;
Примітка – будь-яка інформація, необхідна для здійснення якісного обліку особових справ працівників.

Вся ця інформація подається у книзі обліку особових справ у спеціальній таблиці з графами, які також підлягають нумерації. Кожен із рядків таблиці нумерується в хронологічній послідовності без перепусток, помарок або виправлень. Якщо все ж таки при внесенні записів було допущено помилку, її необхідно виправити, а виправлений запис завірити підписом уповноваженої особи та написом «Виправленому вірити» із зазначенням дати внесення виправного запису.

Важливо: інформація, що міститься в книзі для обліку, як і будь-які інші дані кадрового діловодства, повинна мати обмежений доступ.

Іншими словами, журнал повинен зберігатися далеко від сторонніх осіб, які можуть скористатися наявними даними.

На додаток до журналу обліку особових справ можна сформувати своєрідну картотеку, в якій будуть утримуватися картки з інформацією з особистих справ та документів у них кожного співробітника. Створення такого довідника має не обов'язковий, а радше рекомендаційний характер для спрощення кадрового обліку на підприємстві.

Організація, яка веде особисті справи працівників, для зручності їхнього обліку заводить відповідний журнал. Цей документ ніяким чинним нормативним актом лише на рівні федерального і навіть регіонального законодавства не передбачено, тому роботодавець розробляє його форму самостійно і затверджує своїм наказом чи розпорядженням.

Журнал як такий полегшує роботу з персональними даними працівників, які скомпановані в підпапки:

вся інформація систематизована;
її пошук займає мало часу;
зручно у використанні;
забезпечується оптимальний рівень захисту персональних даних від третіх осіб;
Зрештою, виглядає естетично приємно.

Як ми вже сказали, здебільшого цей порядок зберігання персональних даних використовують на держслужбі, там це обов'язково. Тому й підхід там досить серйозний:

документи на звільнених та діючих співробітників зберігаються окремо один від одного;
як правило, сховище цих документів – окрема кімната чи ізольоване приміщення;
всі папери та папки поміщаються у металеві шафи, що виключають доступ третіх осіб;
вхід до приміщення чи сховища мають лише обрані – спеціально призначені співробітники.

Це далеко ще не все. Для знайомства зі змістом своєї справи, а держслужбовець зобов'язаний знайомитися з його вмістом хоча б раз на рік, виділяється окреме місце, як правило, воно знаходиться у сховищі, але, залежно від метражу та можливостей організації, може бути виділено й окреме приміщення.

Це, як уже говорилося, для держів, для решти інших організацій правила та порядок зберігання встановлює керівництво компанії, але з однією залізною вимогою, яку наказує закон, — персональні дані працівників повинні охоронятися, і режим кофіденційності порушувати нікому не дозволено.

Журнал обліку особових справ робітників, зразок якого ми надали нижче, використовується, як правило, для того, щоб зафіксувати факт ознайомлення з персональними відомостями з тієї чи іншої справи конкретною особою та конкретною метою. Загалом для цього використовують картку ознайомлення, яка зберігається насправді, але журнал зручніше використовувати для перевіряльників: одразу видно, як ведеться робота на даній участі кадрового діловодства в організації.

Правила оформлення та заповнення

Єдиної форми для ведення журналу реєстрації справ немає. Можна самостійно змінювати правила оформлення та заповнення. Зазвичай до нього входять графи:

номер особистої справи;
П.І.Б. працівника;
дата прийому (дата оформлення особистої справи), дата та номер наказу про прийом на роботу;
посада;
структурний підрозділ;
дата звільнення (дата закриття особової справи), дата та номер наказу про припинення трудового договору з працівником (звільнення);
у разі потреби можна використовувати графу «Примітки».

Для швидкого пошуку можна зробити журнал у вигляді алфавітної книги з вирубкою праворуч, закріпивши за кожною літерою окремі сторінки. За першою літерою прізвища співробітника буде легко знайти потрібну сторінку. Звичайний зошит А4 у клітинку з твердою обкладинкою буде вам компасом у численних сейфах зі справами. У нього достатньо вписати П.І.Б. працівника та номер справи.

Керівник, який бажає контролювати якість праці та зміну кадрів в організації, повинен сформувати систему обліку даних про персонал. Він має право видати наказ, що містить інструкції зі складання особових справ працівників, і навіть перелік відповідальних кадровий облік.

Що таке особиста справа працівника

Це набір документів про працівника фірми. Містить також його персональні дані, відомості про стаж роботи та кар'єрні досягнення. Кадрові відділи у державних та відомчих структурах (ст. 42 № 79-ФЗ від 27 липня 2004 року) зобов'язані заводити та зберігати досьє на службовців.

У комерційних та громадських організаціях питання кадрового обліку вирішуються на розсуд керівника.

Як повинен оформлятися журнал обліку

Якщо політика компанії передбачає наявність персональних справ, фахівець з кадрів оформляє досьє та веде журнал обліку. Справи можна заводити кожного працівника чи ключових службовців фірми:
керівництво та заступники;
експерти компанії;
працівники посад з високим рівнем матеріальної та фінансової відповідальності;

службовці з перспективою кар'єрного зростання.

Впорядкована за алфавітом та в хронологічній послідовності база даних співробітників зручна та необхідна для оперативного підбору відомостей.

Порядок оформлення та реєстрації персональних справ встановлюють внутрішні документи підприємства - інструкція з кадрового діловодства чи інструкція з обліку кадрів. Складаючи таку інструкцію:
Виберіть та вкажіть посади, наявність персональної справи для яких є обов'язковою.
Пропишіть, які документи мають бути подані в оригіналі, а для яких достатньо копій.
Розробте механізм освіти та правила зберігання особових справ.

Сформуйте реєстр відповідальних за базу даних.

Наймаючи персонал за сумісництвом, керівник має право завести досьє кожного прийнятого співробітника. Справа оформляється у загальному порядку, до трудового договору прикладається ксерокопія паспорта сумісника та документи, що свідчать про його кваліфікацію (за потреби).

Як сформувати документи у справу

Оформляючи договір із новим співробітником, фахівець з кадрів заводить папку з особистою справою. У папку він підшиває договір та додаткові угоди, резюме, ксерокопії документів та персональну картку службовця.

Забороняється вписувати у досьє інформацію про переконання персоналу компанії щодо політики та релігії, а також про участь у роботі громадських організацій. Виняток – письмова згода працівника.

Заповнення титульного листа – зразок

Документи особистої справи в хронологічному порядку вкладають у папку-швидкозшивач. На титульному листі вказують відповідно до ГОСТ 17914-72:
П.І.Б. співробітника;
дату укладання договору;
дату складання справи;

Порядковий номер папки повинен відповідати номеру досьє у книзі обліку. Її оформлюють відповідно до п. «б» ст. 695 Переліку типових управлінських документів. Дані на сторінки справи вносять вручну, розбірливо, ручкою синього чи чорного кольору.

Правила формування досьє

Склад особового справи визначає адміністрація підприємства у порядку. Типовий набір документів:

заповнена при прийомі працювати анкета;
заява про прийом на роботу;
ксерокопія наказу;
копії сторінок паспорта з пропискою та фотографією;
копії ІПН та СНІЛС;
документ про освіту;
персональна картка та фотографія;
рекомендації від попередніх працедавців;
копія трудового договору;
опис вмісту папки.

Додаткові документи:

свідоцтва про шлюб/розлучення/народження дитини;
довідки, накази про переведення;
документи про премії та штрафи;
довідки про рівень доходу;
грамоти, дипломи;
інші.

Усередині папки документи мають відповідно до хронології надходження, при цьому папери тимчасового зберігання повинні знаходитися окремо від тих, які зберігатимуться постійно. Програми повинні лежати разом із документами, до яких належать.

Не всі кадрові працівники знають, скільки аркушів може бути у справі. Правила діловодства свідчать, що товщина папки не може перевищувати 4 см – справи товщі слід розформувати на два томи.

Особиста справа – закритий від сторонніх документ. Доступ до даних співробітників є лише у керівника та фахівця з кадрів.

Як скласти внутрішній опис - зразок

Фахівець з кадрів заповнює внутрішній опис вмісту у вигляді таблиці. Опис зростає в міру поповнення папки і містить інформацію про всі вкладені документи, їх номери, назви та кількість аркушів. Сторінки опису не входять до суцільної нумерації.

У описі роблять запис із зазначенням загального числа прикріплених документів та аркушів справи. Відповідальний фахівець ставить свій підпис та вказує посаду та поточну дату.

Найменування стовпців внутрішнього опису:

номер із журналу обліку особових справ;
індекс документа - згідно з номенклатурою;
дата складання документа;
дата прийняття документа у справу;
Примітка.

Оформлення після звільнення працівника

Коли досьє направляють до архіву, кадровий фахівець складає лист-засвідчувач, де вказує кількість аркушів справи, число аркушів опису та позначає номери пропущених сторінок. Також він залишає примітку, куди заносить особливості технічного стану справи - нерозбірливий текст, листи склеєні, порвані сторінки. Наприкінці опису співробітник ставить підпис та пише дату передачі у архів.

Бланк внутрішнього опису знаходиться.

Порядок обліку та зберігання документів в організації

Для реєстрації в кадровому відділі заводять журнал або книгу обліку, куди порядку вносять номери кожного досьє.

Журнал обліку особових справ – зразок

Книгу обліку заповнюють згідно з типовою формою. Ключові графи:

порядковий номер;
номер справи;
Ф. І. О. співробітника та посада;
дата формування справи;
дата передачі у архів.

Відповідальний працівник після запису інформації про нову справу ставить свій підпис. Бланк журналу обліку.

Як вносити поправки до досьє

Коригування в особисту справу має право вписувати лише фахівець відділу кадрів, визначений наказом директора, а в період відпустки - виконуючий обов'язки. Виправлення вносять відповідно до вимог заповнення первинної документації - некоректний напис закреслюють горизонтальною лінією, а поруч ставлять підпис і дату. До справи прикріплюють копії документів, які свідчать про коригування.

Особливості зберігання персональних справ

Зберігати досьє на співробітників потрібно так, щоб унеможливити доступ до них третіх осіб. Справи містять у залізному сейфі, по порядку згідно з номерами. Ключ від сейфа доступний лише керівнику та працівнику, відповідальному за облік кадрів.

Тривалість зберігання справи у відділі кадрів – весь час, поки працює співробітник. З моменту звільнення досьє передається до архіву, і призначається новий термін зберігання – 75 років. На держслужбі після звільнення службовця папка зі справою залишається у відділі кадрів 10 років, і лише потім прямує до архіву.

Ознайомлення з персональним досьє

Особиста справа не видається на руки співробітнику, крім випадків, коли про це є наказ керівника компанії. Щороку спеціаліст відділу кадрів у присутності комісії надає справу працівникові для ознайомлення. Той не має права вносити коригування, додавати чи вилучати документацію з папки. У разі виявлення неточностей він зобов'язаний заявити про це відповідальному за кадрами, прикріпивши до заяви копії документів, що підтверджують.

Отримуючи досьє на руки за розпорядженням керівника, співробітник розписується в журналі обліку.

Державна структура і приватне підприємство мають однаково відповідально ставитися до обліку і, формуючи базу досьє, дотримуватися вимог нормативно-правових актів і ГОСТ, що стосуються оформлення внутрішньої документації підприємства. Кадровий фахівець, працюючи зі справами, повинен дотримуватися вимог Трудового кодексу РФ у сфері захисту персональних даних працівників.

При оформленні трудових відносин заводиться персональна справа, що реєструється у журналі обліку. Нижче наведено його зразок. У статті ми відповімо на запитання щодо роботи з зазначеним вище документом.

Його формування починається з виходу наказу прийому працювати і ведеться до звільнення. Обов'язки щодо оформлення справ працівників у керівництва підприємства немає. Згідно з Указом Президента РФ від 30.05.2006 року № 609 вона поширюється лише на державні та муніципальні органи влади.

Незважаючи на це, багато підприємств зобов'язали кадрові служби ведення цього документа. Згодом це значно спрощує роботу, оскільки всю інформацію систематизовано, і її пошук займає мінімум часу.

Що входить у особисту справу працівника

Це папка з вшитими до неї документами (копіями) на окремого співробітника. Розглянемо список:

заяву про прийняття на роботу;
з додатковими угодами;
особистий листок з обліку кадрів;
власноручно написана анкета або автобіографія;
копія диплома про освіту;
посадова інструкція;
характеристики, рекомендаційні листи;
ксерокопії паспорта, свідоцтва про шлюб, народження дітей;
виписки кадрових наказів (переведення на посаду, подання);
нагородження, заохочення;
порушення, ;
інші документи.

Як правильно оформити особисту справу співробітника

Заповніть титульний лист. Вкажіть прізвище, ім'я, по-батькові, дату початку роботи (вона збігається з днем оформлення справи) та наданий номер. Записи виконуйте акуратним почерком, чорнилом синього, чорного або фіолетового кольору. Уникайте помарок та виправлень.

Обов'язково зробіть опис відомостей у персональній папці. По кожному документу відображається така інформація:

назва;
дата підшивки;
кількість листків;
опис засвідчується уповноваженим спеціалістом.

Титульний лист особистої справи працівника зразок

При вилученні з папки документа у внутрішній опис ставиться позначка. Вкладають довідку-заступник, у якій відбито коли, ким, навіщо, який термін взято папір. Запевняють підписами уповноважений працівник та той, хто його отримав. Вилучення можливе лише з дозволу керівника підприємства чи начальника відділу кадрів.

Іноді доводиться вносити виправлення до титульного листа чи опис документів. Це трапляється, коли людина змінює прізвище або інші дані, а також якщо уточнююча інформація відрізняється від внесених даних (неправильно записано по батькові). У цій ситуації кадровик повинен завірити внесені виправлення печаткою підприємства та своїм підписом.

Не забудьте про фотографію. На звороті знімка пишеться прізвище, ім'я, по батькові зображеного співробітника. Інформація засвідчується кадровим спеціалістом та печаткою роботодавця. Вкажіть дату фотографування.

Усі папки зшиваються та фіксуються у журналі реєстрації.

Ведення особових справ працівників

Документи зберігаються в шафі, що не згорає, яку закривають на замок і опечатують.

Доступ до бази особистих папок має начальник відділу кадрів та спеціаліст, який працює з цими документами. Він призначається наказом та проходить інструктаж. Кадровик також має ознайомитися під розпис з , прийнятим для підприємства.

У разі потреби інформацією може скористатися безпосередній начальник співробітника. Для отримання відомостей зацікавлена особа звертається до керівника відділу кадрів чи підприємства. Видається наказ на ознайомлення із документами. Надається лише та інформація, яка відповідає надісланому запиту. Перш ніж одержати цікаві для цього відомості, керівник підрозділу або інша посадова особа проходить ознайомлення із затвердженим на підприємстві Положенням про персональні дані працівників і засвідчує це підписом.

Вільний доступ до своєї справи має лише працівник. Воно може бути видано під розпис до кінця робочого дня. Після цього папка повертається на місце.

Скільки років зберігаються особисті справи працівників

Після звільнення або виходу на пенсію папки можуть бути передані на місце роботи (за спеціальним запитом) або відправлені в архів.

При цьому термін зберігання документів у кадровому підрозділі становить: 10 років для державних службовців та три роки для решти.

При передачі справи в архів воно зшивається, нумерується та описується. Зберігається протягом 75 років.

Після закінчення терміну документи знищуються. Проте особисті дані громадян, які обіймали керівні посади, мали урядові нагороди та звання зберігаються постійно.

Ведення справ співробітників вимагає додаткових тимчасових та кадрових ресурсів. Але правильно сформована база даних є добрим помічником у роботі підприємства.

Законодавчо обов'язкові бланки не затверджено, тому установи мають право розробити їх самостійно у довільному форматі. Більше того, вони можуть застосовувати форми, затверджені різними міністерствами.

Для чого потрібний і чим передбачений

Будь-яка установа, яка веде особисті справи співробітників, може для зручності обліку документів оформити журнал обліку. Він зробить роботу з персональними даними співробітників організації більш простою, оскільки:

всі відомості систематизовано;
пошук відомостей займає менше часу;
такий формат зручний у застосуванні;
захист персональних даних працівників перебуває в необхідному рівні.

В основному персональні дані співробітників з використанням фіксації застосовується на держслужбі, при цьому вимоги до зберігання даних є суворими:

документи щодо звільнених держслужбовців та працюючих зберігаються окремо;
місце зберігання – окреме приміщення;
папери повинні розміщуватись у металевих шафах;
доступ третіх осіб виключається;
входити до кабінету можуть лише спеціально уповноважені працівники.

Порядок обліку та зберігання особових справ держслужбовців суворо регламентований ФЗ від 27.07.2004 № 79-ФЗ «Про державну цивільну службу Російської Федерації» та Указом Президента РФ від 30.05.2005 № 609, що стосується персональних даних держслужбовців.

Книга обліку дозволяє встановити фактичне ознайомлення держслужбовця з матеріалами справи, а також їхню мету. Незважаючи на те, що у особових справах міститься картка ознайомлення, ведення журналу особових справ дозволяє оптимізувати процес, у тому числі для органів контролю.

Хто веде і де зберігається

Оскільки особисті справи співробітників в установах формують і ведуть співробітники кадрових служб або спеціально уповноважені працівники (за наказом наймача), то журнал обліку, що розглядається, перебуває у віданні цих осіб. Вони відповідають за правильність і своєчасність його оформлення. У період ведення він перебуває у відповідальної особи.

Такий журнал – це документ внутрішнього користування. Його не можна передавати співробітникам інших, крім кадрового підрозділів без розпорядження керівника кадрової служби. Знайомити з ним співробітників можна лише у присутності особи, відповідальної за її відання. Журнал із справами працівників необхідно регулярно надавати керівнику кадрової служби щодо перевірки правильності прийняття рішень, формування звітів, аналізу діяльності.

Форма журналу обліку

Форма може бути розроблена спеціалістами відділу кадрів та затверджена локальним розпорядчим актом роботодавця.

Перед виготовленням журналу обліку потрібно визначити, як будуть розташовані сторінки — вертикально чи горизонтально. Перший варіант оптимальний для малого числа граф. При необхідності відображення великого обсягу інформації прийнятний другий варіант.

Обкладинку краще виготовити із щільного паперу формату А4, вказавши на ньому найменування установи, відомості про початок ведення та його закінчення.

Інформацію про відповідального за ведення документа співробітника можна відобразити на обкладинці (з будь-якої сторони) або на кожній сторінці. Відомості можна розмістити на останній сторінці.

Форма подання інформації може бути такою:

Сторінки книги обліку особових справ слід захистити від вилучення та додаткових вкладень. Для цього можна використати варіанти:

Сторінки нумеруються, шнуруються, скріплюються печаткою (сургучною, мастичною), сам журнал обліку засвідчується начальником кадрової служби або заступником керівника установи, у веденні якої знаходяться питання персоналу, або безпосередньо керівником.
Листи потрібно пронумерувати по порядку та прошнурувати. На вузол шнурівки на останній сторінці зробити наклейку з відбитком друку кадрової служби або організації. Зробити завірювальний напис:

Записи вносяться синім, фіолетовим або чорним чорнилом. Виправлення або видалення відомостей з використанням засобів корекції не допускаються.

При необхідності внести виправлення помилкові записи слід закреслити однією рисою таким чином, щоб раніше внесена інформація чітко читалася. Новий запис слід робити у тій самій графі. Якщо є графа "Примітка", до неї вноситься запис.

Якщо такої графи немає, помилкові дані не закреслюються: під ними слід зробити позначку «запис N ___ у графі N ___ недійсний» та внести актуальну інформацію.