Енциклопедія маркетингу. Положення про відділ продажу Основні документи, що використовуються в торгівлі
(найменування роботодавця) | (Гриф затвердження) |
|||||
| ПОЛОЖЕННЯ ПРО ВІДДІЛ ПРОДАЖУ | ||||||
(Відмітка про врахування думки представницького органу працівників) |
||||||
1. Загальні положення
1.1.Отдел продаж є самостійним структурним підрозділом організації.
1.2. Відділ продажу формується наказом директора організації.
1.3. Відділ продажу ліквідується наказом директора організації.
1.4. Відділ продажу очолює начальник, який призначається директором організації та підпорядковується безпосередньо директору організації.
1.5. Співробітники відділу продажів приймаються на роботу та переводяться на посади відділу директором за поданням начальника відділу продажів.
1.6. Відділ продажу у своїй діяльності керується:
Чинними законодавчими та нормативними актами;
Статутом організації;
Справжнім становищем;
- ________________________
1.7. На час відсутності співробітників відділу (відрядження, хвороба, відпустка тощо) їх обов'язки виконують особи, призначені в установленому порядку, які набувають відповідних прав та обов'язків та несуть відповідальність за неналежне виконання своїх обов'язків.
2. Структура відділу
2.1. Структуру та чисельність відділу продажу визначає директор організації наказом за погодженням з начальником відділу продажу та відділом кадрів.
2.2. Відділ складається з одного структурного підрозділу, який очолює начальник відділу.
При цьому у відділ продажу входять співробітники, які обіймають посади:
2.3. Розподіл обов'язків співробітників відділу та затвердження їх посадових інструкцій здійснює начальник відділу продажу за погодженням з директором організації, відділом кадрів.
3. Завдання та функції відділу продажів
3.1. Завдання відділу:
3.1.1. Продаж товарів.
3.1.2. Планування та прогнозування продажів товарів організації.
3.1.3. Формування попиту товари організації.
3.1.4. Вивчення кон'юнктури ринку.
3.1.5. Оформлення документації з операцій з покупцями та постачальниками.
3.2. Функції відділу:
3.2.1. Участь у підготовці прогнозів, планів продажу товарів.
3.2.2. Участь у розробці цінової політики, схеми знижок в залежності від різних факторів.
3.2.3. Забезпечення узгодженості планів постачання організації товарами та планів збуту товарів.
3.2.4. Контроль за станом запасів товарів складі, забезпечення своєчасного поповнення запасів товарів складі.
3.2.5. Виявлення потенційних покупців товарів (посередники, роздрібні торгові організації тощо) та встановлення ділових контактів для подальших продажів.
3.2.6. Ведення переговорів із покупцями, погодження умов постачання, укладання договорів постачання.
3.2.7. Оформлення документації на постачання товарів покупцям.
3.2.8. Визначення форми та способу оплати товарів залежно від типу покупців та умов постачання.
3.2.9. Забезпечення підготовки партій товарів покупцям у встановлені терміни та у повному обсязі.
3.2.10. Забезпечення своєчасного надходження оплати за реалізовані товари.
3.2.11. Проведення аналізу купівельного попиту, ступеня задоволення вимог та запитів покупців за запропонованими товарами та додатковими послугами (доставка до складу покупця та ін.)
3.2.12. Розгляд скарг, що надходять, та побажань клієнтів, підготовка відповідей на них.
3.2.13. Створення та ведення інформаційної бази даних про кількість покупців кожного виду товару, покупців, ціни, форми оплати за угодами, конкурентами.
4. Права відділу продажу:
4.1. Надавати співробітникам відділу(ів) ___________________ вказівки з питань, що входять до компетенції відділу продажу, відповідно до їх посадових інструкцій.
4.2. Брати участь у нарадах організації, що проводяться, у тому числі з питань, що належать до компетенції відділу.
4.3. Запитувати від інших структурних підрозділів організації інформацію, документи та матеріали, що стосуються діяльності відділу та необхідні для належного виконання ним своїх функцій.
4.4. Вести листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, з іншими структурними підрозділами організації та іншими організаціями з питань, що віднесені до компетенції відділу та не потребують погодження з керівництвом організації.
4.5. Представляти від імені організації у відносинах з органами державної влади та місцевого самоврядування, з іншими організаціями з питань, що належать до компетенції відділу та не потребують погодження з керівництвом організації.
4.6. Знайомитись з проектами рішень керівництва щодо роботи відділу.
4.7. Візувати такі документи, розроблювані у створенні: _______________ ___________________________________________________.
4.8. Вносити на розгляд керівництва пропозиції щодо покращення роботи відділу, подання щодо застосування заходів заохочення та стягнення до працівників відділу.
4.9. _____________________________________________________.
5. Взаємини із підрозділами організації
Для реалізації поставлених завдань та виконання функцій відділ продажу взаємодіє зі структурними підрозділами організації з таких питань:
5.1. З директором організації – з питань:
визначення стратегії продажів на майбутній період, розробки планів продажів;
Звітності про продаж;
-_________________________________________.
5.2. З юридичним відділом з питань:
Розроблення та укладання договорів та інших документів з операцій продажу;
Стягнення дебіторську заборгованість;
Проведення експертиз неякісної продукції, товарів;
- _________________________________________
5.3. З відділом сервісу з питань:
Погодження строків та порядку доставки товарів;
Організації післяпродажного обслуговування;
- ____________________________________________
Вивчення попиту та пропозиції;
Вивчення відомостей про конкурентоспроможність товарів організації;
- _____________________________________________
5.5. З Бухгалтерією з питань:
Облік реалізованих товарів;
Надання звітів щодо витрат та прибутку;
- ______________________________________________
5.6. З відділом кадрів з питань:
підбору, навчання персоналу для відділу сервісу;
Трудової дисципліни, застосування до працівників заходів заохочення та стягнення, притягнення до матеріальної відповідальності;
Мотивації та атестації персоналу відділу сервісу;
- __________________________________________
5.7. З _____________________________________ - з питань:
(найменування посади чи відділу)
-__________________________________,
-__________________________________.
6. Відповідальність
6.1. Відповідальність за неналежне виконання обов'язків відділу продажу несе начальник відділу.
6.2. Ступінь відповідальності інших працівників встановлюється посадовими інструкціями.
6.3. Начальник відділу продажів, так само як і співробітники цього відділу, несуть відповідальність за:
Надання керівництву та структурним підрозділам організації недостовірної інформації про роботу відділу та в рамках компетенції відділу,
Надання органам державної влади, органам місцевого самоврядування, іншим організаціям недостовірної інформації про роботу відділу та організації та інформації у межах компетенції відділу,
Несумлінне виконання посадових обов'язків,
Порушення виробничої та трудової дисципліни;
Недотримання Статуту, локальних нормативних актів організації та посадових інструкцій;
Незабезпечення безпеки довіреного відділу продажу майна;
Підписи, візи погодження
Подячний лист Агентству «Останній оптиміст» від «Майстерні краси та здоров'я IF»
Дякуємо за тривалі партнерські стосунки. Ми цінуємо Вас за професіоналізм, лояльність та гнучкість у стосунках. Окреме спасибі за Вашу оперативність та розуміння. Сподіваємося, що надалі наша співпраця залишиться такою ж плідною та ефективною. З повагою та побажаннями успіху та процвітання, колектив «Майстерні краси та здоров'я IF».Директор Іванцов М.О.
Відгук компанії "Вірний напрямок"
З агентством «Останній оптиміст» співпрацювали щодо створення відділу продажів. Працювати було приємно. Завдання, які ставилися нами, виконувались у тому обсязі та з тим результатом, який ми мали на увазі. У майбутньому хочемо розширити взаємодію з агентством, плануємо подальшу співпрацю.З повагою, Директор ТОВ «Вірний напрямок» І.А. Письменський
Відгук компанії ТОВ "АФ "ВОЛГОТРАНСГАЗ - ЕЙСЬК"
Від імені ТОВ "АФ "ВОЛГОТРАНСГАЗ - ЕЙСК" дозвольте висловити подяку за допомогу в розробці організаційно-виробничої структури. За час роботи було складено та впроваджено понад 460 регламентів, посадових інструкцій та інших документів. Після введення цих змін ми скоротили витрати на 27.3% . Від щирого серця бажаємо вам досягнення поставлених цілей.З повагою Генеральний директор Б.Є. Іванкін
Документообіг - важлива та обов'язкова складова практично будь-якої діяльності, пов'язаної з торгівлею, правильна організація якого є гарантією вірного та повного відображення всіх операцій у бухгалтерському та податковому обліку.
Організація документообігу
Незважаючи на повсюдну комп'ютеризацію, підприємства торгівлі повинні мати в роздрукованому вигляді документи, що відображають товарообіг, рух ТМЦ та коштів, а також формування націнки, взаєморозрахунки з дебіторами та кредиторами.
Організація документообігу – завдання керівника підприємства. Правила документообігу мають бути прописані в обліковій політиці компанії. Разом із нею керівник стверджує:
- форми неуніфікованих первинних документів, які використовуються на підприємстві;
- форми документів внутрішньої звітності;
- періодичність формування звітів;
- технологію обробки даних обліку.
При організації документообігу враховують розміри та внутрішню структуру підприємства, частоту проведення господарських операцій, специфіку діяльності. У будь-якому випадку правила внутрішнього документообігу не повинні порушувати чинного Положення про документи та документообіг у бухгалтерському обліку. Організація документообігу передбачає розробку правил формування та шляхи руху кожного документа. З цією метою керівництвом визначаються відповідальні особи на кожному етапі створення документа, графіки передачі документації до інших структурних підрозділів, періодичність складання звітності.
Кожен документ в організації має пройти наступний шлях:
- створення,
- передача документа до бухгалтерії,
- перевірка та обробка документа,
- архівування.
Основні документи, які використовуються в торгівлі
Кожна операція має бути підтверджена відповідним документом. Зазвичай як первинні використовують уніфіковані форми документів. Якщо на підприємстві за вказівкою керівництва застосовуються неуніфіковані форми первинних документів, вони у будь-якому випадку повинні бути оформлені з дотриманням чинних правил і, як мінімум, повинні мати номер та дату складання, інформацію про організацію у вигляді її реквізитів, зміст господарської операції та підпис відповідальних осіб із розшифровкою. На СБУ покладається відповідальність за перевірку правильності складання первинних документів. Тільки правильно складені документи мають законну юридичну силу та можуть бути прийняті до обліку.
Надходження товару
У торгову компанію товар надходить за товаросупровідними документами, до яких відносять:
- звичайну, товарно-транспортну або залізничну накладну від постачальника, один екземпляр якої за підписом особи, відповідальної за доставку залишається в організації торгівлі;
- рахунок-фактуру від постачальника;
- акт приймання товару з підписами передавальної та приймаючої сторін;
- відомість або акт встановлення розбіжностей за кількістю та якістю товару.
Пакет документів підшивається до товарного звіту або передається до бухгалтерії окремо.
Продаж та переміщення товарно-грошових цінностей
При продажу та переміщенні товару оформлюються:
- накладні за формою ТОРГ-12 або 1-Т (ТТН) у разі транспортної доставки, із зазначенням форми оплати,
- накладні на повернення товару,
- накладні на переміщення товару,
- рахунки-фактури,
- касові чеки на скоєні та оплачені операції,
- акти на списання товару.
Щодня по кожній торговій точці наприкінці дня формуються:
- товарний звіт, що відображає залишки товару на початок дня, прихід товару, дані про продаж, повернення, списання та передачі товару;
- касовий звіт, що відображає залишок коштів у касі на початок та кінець дня, операції надходження та видачі коштів, підтверджені касовою стрічкою.
Дані касового та товарного звітів про операції протягом дня повинні обов'язково сходитися. Залежно від специфіки діяльності торгового підприємства товарний звіт може бути підтверджений первинними документами (накладними, актами на повернення, списання та приймання-передачу товару).
До товарного звіту додається:
- реєстр чинних цін, актуальних на дану дату (прайс-лист);
- відомість продажів;
- відомість націнок, якщо вони формуються безпосередньо у торговій точці та звіт складається з урахуванням;
- відомість переоцінок протягом дня.
Касовий звіт також залежно від специфіки діяльності торгової точки може окрім касової стрічки та звіту ККМ на початок та кінець дня містити прибуткові та видаткові касові ордери, відомість вилучення коштів інкасацією.
Ревізії
У будь-якій організації торгівлі згідно з графіком, затвердженим керівництвом, періодично повинні проводитися ревізії. При проведенні ревізій складаються акти на списання недостач та оприбуткування надлишків товару, які мають бути підписані ревізорами та матеріально-відповідальними особами у місці, де проводиться перевірка. Дані ревізії також подаються до СБУ для корекції товарних залишків та нарахування заробітної плати матеріально-відповідальним особам.
Звіти
Для складання фінансової звітності компанії та управлінського обліку за розпорядженням керівництва крім щоденного товарного та касового звітів можуть складатися:
- звіт щодо формування націнки;
- звіти щодо розрахунків з постачальниками та покупцями;
- звіти щодо реалізації, у тому числі й щодо окремих товарних груп.
Періодичність складання таких звітів не регламентується законодавством та залишається на розсуд керівництва.
Давайте пригадаємо, як Ви починали свій бізнес. Швидше за все, спочатку, реалізацією своїх товарів або послуг в компанії Ви займалися самостійно.
Оскільки Ви були засновником та власником бізнесу, Вам потрібні були гроші, то й залученням клієнтів Ви займалися самостійно та й усім документообігом заодно.
До речі, у нас було те саме. Досі зі сміхом згадую свої перші холодні дзвінки, які ми робили з кафе, коли ми ще не мали офісу.
І якщо Ви все робили правильно та з'являлися клієнти, то відповідно з'являлися й гроші.
Збільшувався обсяг роботи та продавати самостійно Ви вже не могли, потрібно було приділяти час і на маркетинг, і управлінські функції виконувати.
Звісно, рано чи пізно перед кожним постало питання створення відділу продажів.
І швидше за все Ви зробили відділ продажу "як у всіх". Але чи став він ефективним за такої схеми?
Тааак, зараз будемо створювати
Давайте я вам розповім про структуру відділу продажу та його функції. Покажу на прикладі, як може виглядати організаційна структура відділу продажів у різних бізнесах.
Навіщо вам це?
Іноді у бізнесі не вистачає маленької шестерні, щоб він почав працювати набагато швидше.
І, можливо, знання з цієї статті, ті схеми, які я Вам покажу, якраз і стануть такою шестернею. Ви зміните підхід до маркетингу, документообігу та управління загалом.
Найважливіша частина бізнесу
Ні, це не бухгалтерія (хоча платити податки обов'язково потрібно! Питання просто у сумі;)) і не документообіг підприємства, і навіть не маркетинг.
Найважливіша частина в будь-якому бізнесі – це! Будуть продажі, бізнес процвітатиме і зростатиме. Тому завжди гостро постає питання організації структури вашого відділу продажу.
Зверніть увагу саме відділу продажів, а не відділу обслуговування клієнтів, як це часто буває у великих компаніях.
Клієнтів цілком достатньо і менеджери з продажу працюють з існуючими, при цьому зрідка закривають нові угоди від клієнтів.
Ну, у кращому разі, зрідка роблять. Тобто вони займаються маркетингом, бухгалтерією, закриттям документів, але продажами вони займаються в останню чергу! І це все із санкцій керівництва!
О Боже! У цій статті ми поговоримо про організацію продажу на Вашому підприємстві.
Види структур
Давайте розбиратися з кожним відділом продажів по черзі, де розглянемо його відмінності та основні особливості:
1. Торговий представник
Торговий представник Передмова.Якщо раптом Ви не в курсі, то РВП - це . Ох ці професійні терміни!
Для якого бізнесу підходить?- Роздріб (корпоративні продажі), мережевий маркетинг, послуги, b2b.
Є керівник компанії, який сам виконує роль управлінця та РОПу, або має на цій посаді окрему людину. У нього є кілька торгових представників.
Простий приклад.Підприємство одного з наших клієнтів, який займається оптовим продажем будівельних матеріалів по Сибіру (4 філії).
Є генеральний директор, якому підпорядковується РОП (у головному філії), а РОП у своєму підпорядкування перебуває від одного до п'яти торгових представників.
Як правило, розподіл торгових представників у подібній схемі відбувається або за територіальною ознакою, або за асортиментним рядом.
2. "Як у всіх"
Менеджер з продажу Передмова.Посада "менеджер з продажу" має на увазі не тільки великий бізнес, типу оптових компаній.
До цього поняття також включаються і продавці роздрібних магазинів та, можливо, диспетчери компанії, які надають послуги та просто приймають вхідні дзвінки.
Для мене посада менеджера з продажу – всеосяжна та її автоматично отримує людина, яка в компанії займається продажами 🙂
Чому як у всіх?Та тому, що подібний приклад побудови відділів продажу ми бачимо постійно, адже він є універсальним і підходить під будь-який бізнес.
Невелика відмінність від першого – у підпорядкуванні є один або кілька менеджерів з продажу/продавців/диспетчерів, які здебільшого сидять на робочих місцях або зрідка виїжджають на зустріч із клієнтом.
Ще один приклад.Наш клієнт, який займається продажем спецтехніки по Росії (5 філій по країні).
Є генеральний директор, який займається основним управлінням, у кожній філії РВП та під ним від одного до десяти менеджерів з продажу, які продають спецтехніку на десятки і навіть сотні тисяч доларів, навіть не виходячи з офісу.
Для якого бізнесу підходить?– Роздріб (тільки у випадку, якщо Ваші продавці просто приймають вхідні дзвінки), послуги, b2b та інтернет-магазини (вхідні дзвінки).
3. Триетапна
Триетапна Передмова:Відразу скажу, що ці назви не є загальноприйнятими. Назви я написав простою та зрозумілою мовою.
Але якщо перші 2 приклади управління відділом продажів всім відомі і зрозумілі, то цей і наступний зустрічається рідко і за їхню побудову в будь-якій.
Наприклад, оптової компанії досвідчені консультанти візьмуть від 500 тисяч рублів (і ми не станемо винятком, оскільки процес роботи і справді дуже складний).
Я навіть передбачаю Ваше запитання: "А що таке Lead Generation, Lead Conversion, Account Management?". Згоден, розумними термінами кидатися може кожен, тому я й приготував, чим кожен із цих загадкових людей займається.
- Lead Generation- генерація за допомогою холодних дзвінків та активних продажів. За фактом, пошук та збирання бази потенційних клієнтів.
- Lead Conversion- Ті самі всім звичні "продажники" або менеджери з продажу, які зустрічаються з клієнтом і безпосередньо намагаються закрити його на угоду.
- Account Management- Не надто поширені, але вкрай потрібні люди в компанії. Після того, як укладається договір та провадиться оплата, приходять вони. Це люди, які вже безпосередньо ведуть клієнта до здачі проекту/одержання ним потрібного товару.
Для якого бізнесу підходить?– Послуги, b2b (особливо під час продажу дорогих продуктів чи довгому циклі угоди).
Приклад:Компанії, що займаються продажем КАСКО/ОСАГВ. Увечері до офісу приходять студенти (або наймається кол-центр) і по підготовленій базі продзвонюють клієнтів, відбираючи потенційно зацікавлених.
Звісно, все це вони роблять за шаблонними скриптами продажів. Далі список потенційно зацікавлених клієнтів передається менеджерам із продажу.
Які вже укладають угоду, обробляючи клієнта та всі його заперечення та запрошують до офісу, де клієнта обслуговують зовсім інші люди.
Вони вважають страховку, укладають договір та беруть із клієнта гроші, тобто не продають, а просто оформлюють. Ось так все цікаво та просто!
Хоч якісь плюси?
Як мінімум, один і дуже важливий, у перших 2 прикладах відділів продажів у Вас завжди будуть один-два торгові представники або менеджери з продажу.
Так звані "зірки", які, напрацювавши власну клієнтську базу, контакти з постачальниками та іншими, через 2-3 роки відразу відійдуть від Вас.
І їх не злякає, що немає збудованої системи залучення клієнтів, наприклад, маркетингу (“є ж клієнти, які купують, просто запропоную ціну нижче!”), бажання перестати “працювати на дядька” завжди переможе.
У цій же моделі плинність не виключається, але виключається "відведення бізнесу", як мінімум, тому що у Вас працюють не універсали, а вузьконіші фахівці.
Колер (той, хто робить холодні дзвінки) чудово дзвонить, але при цьому зовсім не вміє продавати на зустрічі і т.д. Я думаю, основну думку Ви зрозуміли.
4. Чотириетапна
Чотириетапна структура Для якого бізнесу підходить?– Послуги, b2b (особливо для компаній, при продажі дорогих продуктів чи довгому циклі угоди).
У чому відмінність від 3-х етапного?
Додається ще один тип людей, зокрема Lead Development. Дивіться, хто це трохи нижче 😉
Функції сторудників Lead Development– це люди, які після того, як Ви з клієнтом закрили угоду і він отримав свій товар/послугу, дзвонять йому, нагадують про себе, підвищують лояльність та намагаючись здійснити повторні продажі.
приклад.Найбанальніший і зрозуміліший для всіх – це бізнес – автосалони.
Де одні обдзвонюють і призначають зустрічі, інші проводять зустрічі та оформляють угоду, треті ведуть клієнта під час гарантійного періоду, а повторними продажами та отриманням зворотного зв'язку займаються інші.
Коротко про головне
Логічно було завершити цю статтю такою порадою, у стилі “Ось вам приклади. Ось вам мінуси та плюси. Вибирайте, яка структура відділу продажів більше подобається!”.
Але ні, я просто від себе додам пару фраз - 3-х позиційний відділ, на мій погляд, ідеально підходить для складних бізнесів, або для дуже амбітних і зібраних.
За його біса складної реалізації, з його допомогою можна масштабуватися в рази швидше.
Якщо ж Ви тільки починаєте, то варто вибрати схему "Як у всіх", і коли побачите, що настав час збільшувати ефективність, то перейдете на 3-х або 4-х ступінчастий відділ продажу.
Але справедливо зауважити, що жоден відділ продажу не працюватиме ефективно, не маючи для цього потрібних інструментів. Наприклад, таких як скрипти з продажу.
